100% in der Buchhaltung dank digitalisierter Chargebee zu DATEV Schnittstelle - wie Candis über 10.000 Kund:innen monatlich abrechnet
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“Alle Prozesse, die digitalisiert werden können, sollten auch digitalisiert werden” - mit Candis könnt ihr euer Rechnungsmanagement digitalisieren. Wir haben uns mit Mariya, Teamlead Finance bei Candis, über die Möglichkeiten digitaler und automatisierterer Prozesse ausgetauscht und wie sie die Debitorenbuchhaltung mit Chargebee automatisiert.
Was genau macht Candis?
Candis ist eine Rechnungsmanagement-Software, die den Rechnungseingang bis zum Buchhaltungsexport digitalisiert. Als Cloud-Lösung stellt Candis den zentralen Ort im Unternehmen dar, an dem alle Rechnungen eingehen. Das schafft Freiheit: Die Mitarbeiter:innen können von überall aus arbeiten. Ich sitze z.B. gerade im Homeoffice.
Mit Candis können mehrstufige Freigabeprozesse durchlaufen werden und Eingangsrechnungen vorkontiert nach DATEV oder ein anderes Buchhaltungssystem exportiert werden. Unsere neueste Erweiterung ist ein digitales Ausgabenmanagement mit Candis Visa Kreditkarten, so können physische und virtuelle Kreditkarten mit individuellen Limits schnell und einfach vergeben werden. Zusätzlich behält man im Finance volle Kontrolle in Echtzeit über alle Ausgaben im Unternehmen.
Was ist deine Rolle?
Ich bin für den Bereich FP&A zuständig. Zudem bin ich sowohl für die internen als auch externen Reportings zuständig, daher ist der Monatsabschluss so schnell, vollständig und pünktlich wie möglich für mich sehr wichtig. Daher automatisieren wir nicht nur die Prozesse unserer Kunden, sondern auch alle interne Finanzprozesse. Für die Kreditorenbuchhaltung nutzen wir Candis und für die Debitorenbuchhaltung pathway.
Ihr helft laut eurer Website über 10.000 Kund:innen monatlich - das sind sehr viele. Wie rechnet ihr diese ab?
Wir sind eine Software-as-a-Service-Lösung für unsere Kund:innen. Unsere Kund:innen rechnen wir über flexible Abonnementmodelle ab. Je nach Kundengröße bieten wir verschiedene Pakete an: Basic, Growth, Advanced oder Enterprise
Diese rechnen wir jährlich, zweijährlich oder fünfjährlich ab. Die Kund:innen zahlen immer im Voraus für den jeweiligen Zeitraum. Sobald sich der Kunde oder die Kundin für ein Paket entschieden hat, erhält er oder sie die Rechnung, die das Leistungsdatum beinhaltet.
Die Rechnung wird dann über Chargebee als Subscription erstellt.
Für die DATEV-Exporte zu Chargebee verwendet ihr pathway. Wie habt ihr vor der Verwendung von pathway die DATEV-Exporte für Chargebee erstellt?
Wir haben ein internes BI-Team, das ein eigenes Tool zur passiven Rechnungsabgrenzung und Zuordnung von Umsatzkonten entwickelt hat. Wir haben die Daten dann einmal im Monat erhalten.
Das funktionierte soweit so gut - Problematisch war, so wie es bei jedem manuellen Prozess, der abhängig vom Menschen ist, dass wir unbeabsichtigte Verzögerungen oder Fehler nicht ausschließen konnten. Dazu kommt, dass das BI-Team und auch die Entwickler:innen tendenziell wenig Expertise im Thema Buchhaltung haben, was zu einer aufwändigen Kommunikation zwischen dem Finance-, Entwicklungs- und BI-Team führte.
Mit der Integration von Chargebee zu pathway und unseren Payment-Processing Providern, können wir nun sicherstellen, dass die Daten in der ersten Woche des Folgemonats geliefert werden. Sollten dennoch einmal Fehler oder Rückfragen auftauchen, können wir uns sicher sein, dass sich ein ganzes Team bei pathway darum kümmert, unsere Daten so schnell wie möglich bereitzustellen. So können wir direkt mit dem OPOS Abgleich starten und schon bald den Monatsabschluss fertigstellen. Durch die pathway DATEV Schnittstelle konnte der interne aufwändige Prozess nun extern automatisiert werden.
Wie viel Zeit spart ihr im Finance Team durch den Einsatz von pathway monatlich / wöchentlich? Bei welchen Prozessen wird die Zeit eingespart?
Eine Aussage dazu zu treffen ist relativ schwierig. Wir können durch pathway die Umsätze auch unterhalb des Monats buchen und müssen nicht warten.
Der Vorteil von pathway ist die Qualität. Wir haben eine saubere OPOS Liste, da wir nun Zahlungen auf Debitorenebene buchen können, was früher mit unseren Payment Providern im Data Warehouse nicht möglich war. Dadurch haben wir Fortschritte in der Buchhaltung gemacht und bei einem Audit sind wir auf der sicheren Seite.
Welche Features an pathway findest du besonders gut?
Nach Rücksprache mit unserer Buchhaltung ist folgendes festzuhalten: Wir nutzen Gocardless und Braintree als Zahlungsanbieter. Der Export bei Gocardless funktioniert automatisch, es muss nichts mehr manuell gemacht werden. Dadurch können wir sicherstellen, dass wir am vierten des Monats die Exporte für unseren Monatsabschluss fertigstellen. Unser Ziel ist es, die Zahlen immer in den ersten paar Tagen des Monats zu haben, was bedeutet, dass die Daten kreditorisch und debitorisch korrekt abgebildet sein müssen.
In der Buchhaltung gilt es nicht 80 % zu schaffen, es braucht immer 100 %.
Was würdest du anderen CFOs / Head of Finances bei der Integration von Chargebee und pathway empfehlen?
Alle Prozesse, die digitalisiert werden können, sollten auch digitalisiert werden: Der Rechnungsausgang ist immer gleich, es werden immer die gleichen Rechnungen mit lediglich unterschiedlichen Summen und Items erstellt. Hier geht es um Automatisierung und nicht nur um Digitalisierung und da gehört die Rechnungserstellung und Verbuchung für mich definitiv dazu.
Beim Einrichten hatten wir keine Probleme, da das Setup sehr einfach war. Das Einrichten unserer eigenen Konten war für uns wichtig, um zu definieren, welche Informationen wir für unsere Reportings und die Buchhaltung benötigen. Wenn die Grunddaten fehlerhaft sind, wird auch das Reporting fehlerhaft sein (oder nur mit sehr viel Aufwand zu korrigieren sein).
Über Candis:
Candis ist dazu da, Buchhalter:innen von allem zu befreien, was sie bremst. Unsere Online-Software für Rechnungsmanagement ermöglicht es allen im Finanzteam - den Erbsenzählern, den Zahlenjongleuren, den Finanzgurus -, ihre Arbeit bestmöglich zu leisten.
