10 Minuten statt 3 Tage: Die effiziente Buchhaltung von Superchat

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Marco (pathway): Was macht Superchat?

Yilmaz (Superchat): Superchat bietet eine Omnichannel-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kommunikation zu harmonisieren, tiefere Kundenbeziehungen aufzubauen und das volle Potenzial des Messenger-Marketings auszuschöpfen. Von Kundenservice und Marketing über Vertrieb bis zu Recruiting deckt Superchat alle Aspekte der Kundenkommunikation ab und hilft Unternehmen, ihre Interaktionen mit Zielgruppen zu digitalisieren und zu modernisieren.

Marco: Wie läuft die Rechnungserstellung mit Chargebee?

Yilmaz: Die Rechnungserstellung mit Chargebee erfolgt vollautomatisch. Kunden werden geonboarded, und sobald sie das Freemium-Angebot überschreiten, werden sie in Chargebee aktiviert. Die Rechnungserstellung läuft dann automatisch ab, was den Prozess nahtlos und effizient gestaltet.

Marco: Wieso habt ihr euch für das System Chargebee entschieden?

Yilmaz: Die Entscheidung für Chargebee fiel vor langer Zeit. Es standen zwei Anbieter zur Auswahl: Stripe und Chargebee. Obwohl beide Anbieter stark sind, fiel die Wahl auf Chargebee, weil es kontinuierlich viele neue Features und Reportingoptionen bietet, die besonders im Finanzreporting vorteilhaft sind. Zudem wollten wir unsere Abhängigkeit von Stripe verringern, da wir Stripe Payments nutzen.

Marco: Wie läuft die Buchhaltung mit dem System Chargebee?

Yilmaz:

• Früher:
  Die Buchhaltung war früher eine Herausforderung. Wir hatten ein eigenes Skript erstellt, das für jeden Kunden einen Debitor erstellte. Außerdem wurde ein Metafeld genutzt, um Debitor, Meta-Betrag und DATEV-Informationen zu erstellen. Mit der wachsenden Kundenanzahl wurde der manuelle Aufwand untragbar und fehleranfällig.
• Aktuell:
  Heute läuft das alles endlich automatisiert über pathway. Die Exporte werden automatisch mit der DATEV API zu DATEV gesendet, und der Steuerberater führt nur noch vereinzelte Stichproben durch. Die früheren Probleme, besonders bei der Abgrenzung, konnten wir mit pathway endlich lösen. Die monatliche Buchhaltung ist jetzt in nur 10 Minuten abgeschlossen und spart uns große Kopfschmerzen!

Marco: Was sind eure Top 3 Tool-Empfehlungen, die die Buchhaltung automatisieren?

Yilmaz:

1. Chargebee – Für verbessertes Reporting und Sichtbarkeit der Umsätze (ARR, MRR).
2. Stripe – Vereinfacht und automatisiert unseren Zahlungseingang.
3. Pathway – Fehlerlose und automatisierte Umsatzabbildung bei 4.000 Kunden.

Marco: Wie viel Zeit spart pathway euch?

Yilmaz: Pathway spart uns monatlich 1–2 Stunden Arbeit bei der Umsatzbuchung. Der größte Gamechanger ist jedoch die PRAP, die uns drei Tage Arbeit im Monat erspart. Zusätzlich spart der Steuerberater 30 Minuten monatlich dank der automatischen DATEV API.

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