Skalierung in der Steuerberatung – mit den richtigen Partner:innen skalieren nicht nur deine Mandant:innen

Janos, Steuerberater bei tilango, hat uns von seinen Erfahrungen und Herausforderungen bei der Betreuung von internationalagierenden SaaS Kund:innen erzählt. Was seine Tipps für Neulinge in der SaaS Buchhaltung sind und wie pathway ihn dabei unterstützt, erfährst du hier.

Welche Herausforderungen ergeben sich in der Buchhaltung von SaaS Firmen?            

In der Regel haben wir hochskalierende Mandant:innen. Diese wollen hochskalierbare Produkte launchen, die dann länderübergreifend vertrieben werden. Dazu müssen sie skalierbare Prozesse aufbauen, bei denen sie u.a. internationale Rechnungen ausstellen und Zahlungen einsammeln müssen. Das muss ein schlanker und sicherer Prozess sein.

 Wir als Steuerberatung haben die Herausforderung, dass wir an die Gegebenheiten andocken und die Informationen über Länder, Märkte und Produkte erhalten müssen, um die steuerlichen Implikationen, die daraus hervorgehen, einzuhalten. Im SaaS Bereich sind die Unternehmen ggü. Finanzämtern, Investor:innen und ihren Angestellten eine korrekte Offenlegung schuldig. Bei unseren Mandant:innen sehen wir, dass häufig US Systeme wie Stripe für verschiedenste Anwendungsfälle genutzt werden.

Warum ist das ein Problem für euch als Steuerkanzlei?

Für uns ist das ein Problem, weil wir aus den Systemen selbst keine einheitliche standardisierte Lösung anbieten können, sondern es immer individualisiert werden muss. Es braucht immer eine Art von Customizing auf der Stripe-, Chargebee- oder Warenwirtschaftsebene. Die Systeme müssen untereinander „sprechen“ und wenn wir selbst eine Customlösung bauen würden, ist diese festgefahren. Dementsprechend brauchen wir Schnittstellenpartner wie pathway, die uns mit den benötigten Informationen zuverlässig versorgen.

 Wenn wir das alles händisch machen würden und große Datensätze aufbereiten, dann frisst es zeitliche Kapazitäten und ist superfehleranfällig. Das ist dann alles andere als nachhaltig für uns als Kanzlei, da wir das dann ja nicht für den nächsten Kunden übernehmen können und bei jedem Kunden und jeder Kundin haben wir denselben Pain mit dem gleichen Aufwand. Das ist dann ja auch nicht attraktiv für unsere Mandant:innen, da der Preis einfach zu hoch wird und ich bei dem manuellen Aufwand den Kund:innen nicht entgegen kommen könnte. Das würde zu Unverständnis führen.  

 Um das zu verhindern, nutzen wir Schnittstellenpartner wie pathway, um die Komplexität an dieser Stelle zu reduzieren und einen soliden Prozess zu integrieren mit richtig angelieferten Daten von unseren Mandant:innen. Die generelle Komplexität ist zwar noch vorhanden, aber der Datenstrom von Mandant:in zu uns in DATEV wird übersichtlich. Es wird überhaupt erst die Möglichkeit geschaffen diese Datenwust für DATEV lesbar zu machen.

Das führt zu einem einheitlichen Workflow bei dem wir und unsere Mandant:innen optimal zusammenarbeiten können.  

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Was ist dein Tipp für SaaS Neulinge unter den Buchhalter:innen? Wo fängt man an?

Schuster bleib bei deinen Leisten.

Das ist ein ernstgemeinter Tipp. Es sollte schon so sein, dass ich als StB eine klare Kompetenz habe. Das heißt: Ich kann solche SaaS Mandate natürlich annehmen, aber muss mir dann eine Kompetenz aufbauen und aktuelle Tools nutzen. Das kann nicht nur ein Randbereich sein, den ich so nebenbei laufen lasse, denn dafür sind die Mandate zu komplex.

Bei jedem SaaS Unternehmen geht es schnell um den internationalen Kontext. Da muss man wissen, was wie und wo dranhängt und, wie ggf. internationalen Meldungen gemacht werden müssen.  

Wir haben einen hohen Anspruch an das Reporting für die Firmen und unsere Mandan:innen wollen die Daten sehr früh zurückgespielt haben. Dafür müssen die Prozesse reibungslos laufen. Da kann ich nicht einfach meinem Mandanten sagen „schaue ich mir mal an und melde mich dann in drei Wochen“.

Ein weiteres Beispiel ist, dass für viele Kanzleien schon allein die im SaaS Bereich gängige englische Sprache eine Herausforderung ist. Die Betreuung von SaaS Mandaten kann ein lohnender Bereich sein. Aber nur, wenn ich einen klaren Fokus darauf lege, sonst mache ich mich selbst tot. Es kommen immer wieder neue einzelne Probleme, z.B. hat es sich jetzt so entwickelt, dass einige Startups nicht mehr übers Bankkonto, sondern über einen Zwischenfinanzierer zahlen. Die Mandant:innen nutzen neben Stripe auch andere Tools, um über Ihren gesamten Geschäftsbetrieb weiter zu skalieren. Dazu gehört z.B. der Einsatz von digitalen Kreditkarten oder neuen HR Tools, die die Lohnabrechnung vereinfachen. Wir als Steuerberater müssen flexibel bleiben. Gerade bei Start-Ups können abgestimmte Prozesse von einem Tag auf den anderen Tag geändert werden, um auf das aktuelle Marktumfeld zu reagieren.

Unser Anspruch ist es, die neusten Tools vor unseren Mandant:innen zu kennen. So können wir im Vorfeld über gewisse Vor- und Nachteile informieren.

Wie hilft pathway dir bei deinem Job?

pathway hilft uns ungemein, da es der buchhalterischen Abbildung der Umsatzerlöse enorm entlastet. Wenn der Prozess einmal mit der richtigen Kontierung aufgesetzt ist und keine Änderungen vom Mandanten kommen, dann funktioniert es einfach und ist eine große Arbeitserleichterung. Die Verbuchung sowie das Matching von Zahlungseingängen erfolgt zuverlässig . Ich kann die Exporte einfach an meine Mitarbeiter:innen abgeben und kann mich darauf verlassen, dass an den Rohdaten nicht rumgefuscht wurde. So können wir unseren Fokus auf die Problemlösungen für unsere Mandant:innen legen und intern durch eine Vielzahl der Mandate skalieren. Das angeeignete Wissen können wir auch zwischen den Mandaten teilen und z.B pathway bei allen eCommerce und SaaS Mandaten einführen.

Was sind deine Top 3 pathway Funktionen?

1.     Zuverlässige Zuordnung auf Buchungskonten

2.     Länderbezogene OSS kompatible Darstellung der Umsätzerlöse

3.     Einfache Exporte, die auch an Mitarbeiter:innen übergeben werden können.

Wir danken für das freundliche Gespräch, Janos.

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Über tilango:

Die tilango Steuerberatung hat ihre beruflichen Wurzeln in international tätigen Steuerberatungsgesellschaften und börsennotierten Konzernen. Sie sind spezialisiert auf die Beratung von Software-Unternehmen, Fin-Tech´s, E-Commerce – insbesondere auch im internationalen Kontext. Dabei setzt tilango auf den digitalen Wandel und treibt diesen aktiv voran.

tilango ist für euch ein zuverlässiger Partner, der euch den Weg durch das komplizierte deutsche Steuerrecht weist.

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