Wie Klima.com Stripe Billing Umsätze zu DATEV importiert

"Die Stripe Sprache" - Wie Klima.com die Buchhaltung meistert!

Wir haben mit Melanie, Buchhalterin bei Kilma, über die Herausforderungen von Stripe Billing und DATEV gesprochen.

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Als offizieller Stripe Partner bekommen wir viele Anfragen zur Buchhaltung.
Was ist eure größte Herausforderung mit der Buchhaltung von Stripe Billing Umsätzen? 

Melanie:
Die größten Herausforderungen sind die Masse der Daten und die Menge der Buchungen. Außerdem ist die Datenübersetzung und die DATEV Konformität eine Grundproblematik.

Ich bin in der glücklichen Situation pathway für die Stripe zu DATEV Integration nutzen zu dürfen. Es gab ab und zu Kleinigkeiten, wie z.B. Währungsumrechnungen, weil der Kurs der BMF noch nicht bereitgestellt worden war, aber nach Rücksprache mit dem Support konnten wir das schnell klären. Die Lösung funktioniert wunderbar, ich kann vorab Buchungskonten eingeben und bestimmen, wo ich welche Transkationen verbuchen will. Wir haben z.B. viele Team- und Testaccounts, die ich durch pathway vorab in bestimmte Konten schieben kann. In dem Fall sind es nämlich keine Erlöse, die müssen raus und auf einem extra Konto gebucht werden.

‍Marco:
Super, danke für die Einblicke.

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Wenn du schon öfter Kontakt mit unserem Support hattest, kannst du noch weitere Erfahrungen teilen?

Melanie:
Inhaltlich ist der Support top und ich bin super zufrieden. Es wird hier eine Schnittstelle auf menschlicher Ebene geschaffen zwischen Buchhaltung und Technik.

pathway spricht aus unserer Sicht die Stripe Sprache, das funktioniert super.

Wir sind eigentlich ein B2C-Unternehmen, aber für die Earthday Collaboration brauchten wir eine B2B Lösung. pathway hat die individuellen Lösungen für B2B Umsätze mit uns erarbeitet. Für die Kollaboration haben wir Gutscheine ausgegeben, die wir dann auf einem gesonderten Debitor erfassen wollten, sodass es in der Buchhaltung unproblematisch ist. Wir mussten lediglich die Metadaten in Stripe ergänzen und dann konnte alles von pathway ausgelesen werden. Alles, was wir wollten, hat funktioniert, ich kann euch echt nur weiterempfehlen.

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Was ist dein Tipp für Stripe Billing Neulinge unter den Buchhalter:innen? Wo fängt man an?

Melanie:
Ich hatte gar keine Erfahrung mit Stripe in der Buchhaltung. Richtig angefangen hat es dann vor 1.5 Jahren. Ich hatte interne Unterstützung aus der Firma und hab mich hingesetzt und die Buchungen aufgedröselt. Aufgrund der inhouse Buchhaltung bei uns, sind die Erlöse für mich als Buchhalterin das Wichtigste.

Es war nicht einfach zu verstehen, wie Stripe bucht, wie Rechnungen aussehen, wie z.B. die Proration funktioniert. Zum Beispiel hatten wir den Fall, dass Kund:innen ihren CO2-Fußabdruck nach Abschluss ihres Kaufes nochmal angepasst haben. Hier wurde von Stripe innerhalb von einer Rechnung eine Verrechnung gemacht. Als Buchhalterin ist es natürlich wichtig zu wissen, wie man das Ganze über die Monate verteilt bzw. abgrenzt.  

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Wenn du nochmal in einer Firma Stripe Billing aufsetzen würdest, was wäre wichtig?

Melanie:
Mein Tipp ist es, sofort pathway solutions implementieren: Ich habe keine Erfahrung mit anderen Systemen, aber pathway funktioniert vollumfänglich. Die Bedienung ist super einfach und intuitiv.

Bei Schwierigkeiten mit Stripe Settings, wie z.B. uncollectibles, also Zahlungen die mehrmals gefailed sind und dann von Stripe als „uncollectable“ deklariert werden, habt ihr uns geholfen. Anfangs mussten wir diese manuell buchen, mittlerweile macht die Software das automatisch für uns.

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Wie hilft dir pathway solutions bei deinem Job?  Bzw. wie hast du es vorher gemacht?

Melanie:
‍Ich kann in 3 Klicks ein paar tausende Erlöse einspielen und diese richtig in DATEV verbuchen. Auch die Datenarchivierung von Stripe gemäß GoBD ist gesichert und wir finden alle speicherrelvanten Daten zusammengefasst im System.

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Was sind deine Top 3 pathway solutions Funktionen?

Melanie:

1. In Billing: Die Buchungsregel - ich liebe diese Umsatzregeln. Das macht sogar Spaß die einzugeben.
2. Der Import von Stripe Umsätzen.
3. Buchungsvorgänge: Die Buchungsstapel per CSV für DATEV.

‍Marco:
Danke für deine Zeit, Melanie!

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Über Klima

Mithilfe der App von Climate Labs können Nutzer*innen ausrechnen, wie hoch ihr persönlicher CO2-Fußabdruck ist. Hierzu fragt die Anwendung etwa nach Konsum- und Ernährungsgewohnheiten, nach der Anzahl der jährlichen Flugreisen und, ob bevorzugt das Auto oder Bus und Bahn genutzt werden. Anschließend können die Nutzer:innen ihre persönlichen CO2-Emissionen über eine monatliche Spende in nachhaltige Projekte kompensieren – so macht es auch Marco von pathway und unterstützt den Bau von effizienten Kochöfen in Ghana.

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