Wie man als eCommerce Unternehmer:in die richtige Steuerberatung findet
Interviewreihe: Wie finde ich die passende eCommerce Steuerberatung?
Die richtige Steuerberatung für das eigene Unternehmen zu finden, kann eine Herausforderung sein. Oftmals hören wir, dass viele Steuerberatungen überarbeitet sind und keine Neumandate mehr annehmen. Doch wie kann man trotzdem eine kompetente Steuerberatung finden, die sich mit dem Thema eCommerce auskennt? Wir haben uns mit Daniel Schlude von alltax unterhalten und möchten euch seine Tipps nicht vorenthalten.
Wie bereite ich mich als eCommerce Unternehmer:in ideal auf ein Erstgespräch mit einer Steuerberatung vor?
Laut meiner Erfahrung als Steuerberater müssen Händler:innen sich gar nicht so viel auf das Erstgespräch vorbereiten. Wir bei alltax stellen den "richtigen" Fragen und können so den Kund:innen aufzeigen, welche Sachverhalte (z.B. Schnittstelle, Lieferschwelle, etc.) für das Unternehmen wichtig sind.
Wie sieht so ein Erstgespräch bei alltax aus? Welche Fragen stellt ihr?
In der Regel können die Unternehmer:innen die Fragen im Erstgespräch ohne große Vorbereitung beantworten. alltax fragt im Erstgespräch nach folgenden Sachverhalten:
- Wie ist das aktuelle Setup? Welche Schnittstellen werden derzeit verwendet?
- Wie hoch ist der Umsatz im laufenden Jahr? Was ist der Plan für das nächste Jahr?
- Findet der Verkauf nur über den Onlineshop statt oder auch auf Marktplätzen? Wenn auch auf Marktplätzen verkauft wird, wird auch PAN EU verkauft?
- In welche Länder wird verkauft?
- Wie ist der aktuelle Stand der Buchhaltung? Gibt es Aufräumarbeiten in der Vergangenheit?
Für die Erstellung eines Angebots benötigt alltax anschließend den letzten Jahresabschluss, die aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Anzahl der Mitarbeitenden.
Wie finde ich eine Steuerberatung die zu meinem eCommerce-Business passt?
Am besten ist, wenn man eine:n Steuerberater:in über das Netzwerk (pathway oder andere Online-Händler:innen) findet. Das ist schon einmal ein gutes Indiz dafür, dass das Thema eCommerce verstanden wird. Als Unternehmer:in sollte man außerdem darauf achten, wie die Kommunikation mit der möglichen neuen Steuerberatung verläuft – sowohl vor dem Gespräch als auch während des Gesprächs und bei der Angebotserstellung: Wie lange musstest du auf die einzelnen Sachen warten? Lief alles so digital ab, wie du es die für die weitere Zusammenarbeit wünschst?
Nach welchen Kriterien sollte ein eCommerce Unternehmer:in die Steuerberatung / Buchhaltung auswählen?
Für alltax ist es immer wichtig den Unternehmen aufzuzeigen, dass eines unserer wichtiges Ziele ist, dem Unternehmer Zeit zu sparen. Dies erreicht man, indem man die richtigen Tools einsetzt und Prozesse optimiert. Folgende Kriterien sollten eCommerce Unternehmer:innen bei der Auswahl der Steuerberatung beachten:
- Die reinen Buchhaltungsarbeiten sollte jede:r Steuerberater:in können. Das muss daher nicht im Fokus stehen, sondern sollte die vorausgesetzte Basis sein.
Aus der Perspektive der Unternehmer:innen ist es entscheidend, wieviel Zeit monatlich für die Buchhaltung aufgebracht werden muss/will. - Damit dies gut funktioniert ist der Onboarding Prozess bei der Steuerberatung einer der wichtigen Punkte. Gemeinsam sollte das richtige Setup ausgewählt werden. Es ist wichtig, dass beide Seiten Zeit für das Onboarding einplanen und die neuen Prozesse zeitnah umgesetzt werden – auch im Unternehmen.
- Als Unternehmer:in solltest du nachfragen, wie die weiteren Schritte sind, wenn es zu einer Zusammenarbeit kommt. Wenn du dann von der Steuerberatung nur die Antwort “Datenübernahme vom Vorberater” bekommst und die Aufnahme und Optimierung der Prozesse nicht genannt wird, solltest du als Unternehmer:in entweder noch einmal konkret danach fragen oder stellst damit fest, dass diese Steuerberatung nicht die richtige für dein Online-Business ist.
- Frage auch nach, welche Tools die Steuerberatung für das Thema Eingangsrechnungen einsetzt. Wenn hier nur DATEV-Unternehmen-Online genutzt wird, ist es auch eher ungeeignet. Besser wären Tools wie Getmyinvocies, Moss oder Pleo. Die Tools müssen nicht zwingend für euer Unternehmen passen, aber es sagt schon viel über das Mindset der Kanzlei aus und wie flexibel diese ist, wenn du für dein Unternehmen später neue Tools nutzen willst. Wenn in dem Angebot der Steuerberatung der Punkt Onboarding nicht bepreist ist (mind. 1.000€), kann man als Unternehmer:in davon ausgehen, dass das Onboarding nicht besonders umfangreich ist.
Wie läuft eine ideale Zusammenarbeit zwischen eCommerce Unternehmer:in und Steuerberater:in?
Für uns bei alltax läuft die Zusammenarbeit optimalerweise so ab:
Wir führen das Erstgespräch und schicken den Unternehmer:innen anschließend das individuelle Angebot (innerhalb von 24 Stunden). Anschließend, innerhalb von 3-5 Werktagen besprechen wir gemeinsam das Angebot. Bei Angebotsannahme senden wir Terminvorschläge für unseren Onboarding Workshop-Onboarding Workshop, in dem wir das Setup besprechen und einstellen. Wenn das steht, läuft die Buchhaltung.
Auf Seiten des Unternehmens ist folgendes für eine ideale Zusammenarbeit wichtig:
Nach dem Onboarding ist es wichtig, dass im Unternehmen die besprochenen Punkte auch schnell umgesetzt werden. Hier machen wir leider immer wieder die Erfahrung, dass viele Unternehmen die E-Mails vom Steuerberater zuletzt bearbeiten. Gerade am Anfang ist es aber wichtig, dass die Implementierung der besprochenen Prozesse/Tools schnell umgesetzt werden.
Wir haben zum Beispiel folgendes schon öfter erlebt:
- Paypal wird auch für Eingangsrechnungen benutzt, weswegen wir empfohlen haben, dies nicht mehr zu machen, bzw. ein zweites Paypal Konto anzulegen. Häufig wurde dies von den Unternehmer:innen nur sehr schleppend (nach mehreren Monaten) umgesetzt. Die Thematik kostet uns Zeit und für den oder die Unternehmer:in steigen die Kosten.
- Eingangsrechnungen: Wir haben erlebt, dass der Workflow für Eingangsrechnungen nicht konsequent umgesetzt wird. Uns als Steuerberatung fehlen immer wieder Belege, wir müssen diese anfordern, das Unternehmen muss sie manuell raussuchen. Das führt zu einem unnötigen Zeitaufwand auf beiden Seiten.
- Falsche Einstellungen der Umsatzsteuer: Wenn die Unternehmer:innen dann erst nach ein oder zwei Wochen reagieren, können in diesem Zeitraum bereits mehrere hundert Bestellungen mit den falschen Sätzen stattfinden.
Anhand dieser Beispiele will ich die Wichtigkeit einer guten Zusammenarbeit aufzeigen. Besonders nach dem Wechsel sollte sich im Unternehmen die Zeit genommen werden und die Punkte, die der Steuerberater anspricht, sollten umgesetzt werden. Wenn das Setup zuverlässig umgesetzt wird, läuft in der Regel nach spätestens drei Monaten alles flüssig und das Unternehmen kann sich aus dem Thema Buchhaltung weiter zurückziehen.
Was erwartet eine gute Steuerberatung von ihren Mandant:innen?
Ich erwarte von neuen Mandant:innen eine ernsthafte Wechselbereitschaft (auch für neue Tools). Ich beantworte keine individuellen fachlichen Fragen im Erstgespräch. Wir merken recht schnell, wenn Unternehmer:innen nur ein paar "kostenlose" Infos haben wollen. Dazu erwarten wir, dass unsere Empfehlungen schnell umgesetzt werden, denn der manuelle und individuelle Aufwand wird sonst unnötig in die Höhe getrieben.
Vielen Dank für eine ausführlichen Antworten, Daniel!
Wir können also feststellen:
- Eine gute Steuerberatung für dein eCommerce-Unternehmen zu finden, kann eine Herausforderung sein. Es empfiehlt sich, eine:n Steuerberater:in über das Netzwerk zu finden, um sicherzugehen, dass das Thema eCommerce verstanden wird.
- Für eine ideale Zusammenarbeit zwischen eCommerce Unternehmer:in und Steuerberater:in ist es wichtig, dass im Unternehmen die besprochenen Punkte schnell umgesetzt werden. Eine gute Kommunikation und ein schnelles Onboarding sind ebenfalls von Bedeutung.
- Eine gute Steuerberatung erwartet von seinen Mandant:innen eine ernsthafte Wechselbereitschaft (auch für neue Tools) und eine schnelle Umsetzung von Empfehlungen.
Wenn diese Punkte beachtet werden, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen eCommerce-Unternehmer:in und Steuerberatung nichts im Wege.
