Von WooCommerce-Kopfschmerzen in der Buchhaltung zu „no problem“ mit DATEV: die Case Study von no coffee

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Frage: Ihr heißt no coffee, was genau macht ihr?

Andreas: Wir produzieren und vertreiben ausschließlich entkoffeinierte Kaffeeprodukte und sind der erste Anbieter, dessen Kaffee genauso gut schmeckt wie normaler Kaffee. Es gibt gute Röstereiprodukte, aber wir wollen entkoffeinierten Kaffee in jeden Haushalt bringen. Alle Arten, wie du Kaffee zubereiten kannst, gibt es bei uns – von Bohnen über Senseo- und Nespresso-Kapseln.

Unser Kaffee wird biologisch und mit Wasser entkoffeiniert, was sowohl eine hohe Geschmacksqualität als auch gesundheitliche Vorteile bietet. Da wir uns komplett auf entkoffeinierte Produkte fokussieren, sind alle unsere Produktionsprozesse – vom Mahlen über das Rösten bis zur Lagerung – nur darauf ausgerichtet.

Frage: Seit wann verkauft ihr auf WooCommerce? Nimm uns mit auf euren Weg.

Andreas: Wir sind rein D2C über WooCommerce gestartet, weil wir innerhalb eines Wochenendes einen Shop hochziehen mussten. Dank unseres technischen Backgrounds war das möglich, und inzwischen sind wir auch auf Amazon vertreten, weil Kunden aus Convenience-Gründen nach der Verfügbarkeit unserer Produkte gefragt haben.

Frage: Wie seid ihr auf pathway solutions aufmerksam geworden?

Andreas: Zuerst haben wir lean angefangen und einfach verkauft, aber dann hatten wir irgendwann zahlreiche Buchhaltungen zu bearbeiten, und unsere Steuerberatung hatte keine Erfahrung im E-Commerce. Mehrere tausend Bestellungen manuell zu verbuchen, wäre schlicht nicht machbar gewesen. Wir haben verschiedenes probiert und pathway war die einzig sinnvolle Lösung, um unsere Prozesse zu automatisieren, sauber laufen zu lassen und den Aufwand für uns zu minimieren.

Frage: Was genau war die Notsituation?

Andreas: Wir reden hier von 20.000 bis 30.000 Bestellungen, die händisch zugeordnet werden sollten zu PayPal, Stripe und so weiter. Wir haben es mit diversen Tools versucht und sind immer wieder gescheitert. Am Anfang haben wir z.B. die PDFs einzeln bei Lexoffice hochgeladen, aber das hätte uns drei Wochen gekostet. Dann sind wir auf pathway gestoßen.

Frage: Wie viel Zeit spart ihr durch die Lösung?

Andreas: Wir sparen mindestens eine Vollzeitstelle in der Buchhaltung ein. Und der Stress, sich als Gründer mit der Buchhaltung herumschlagen zu müssen, ist auch nicht zu vernachlässigen. Das krampft mich alles, weil ich nicht aus dem Finanzwesen komme.

Frage: Welche Tools nutzt ihr noch neben pathway solutions?

Andreas: Wir nutzen GetMyInvoices für das Einsammeln von Rechnungen, Lexware für das Kontieren und make.com für No-Code-Datenprozesse und Attribution. Außerdem verwenden wir Getklar als BI-Lösung.

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Andreas Kühn ist Co-Founder und CEO von no coffee. Mit einer Leidenschaft für Kaffee und einem klaren Fokus auf innovative Lösungen treibt er gemeinsam mit Marcus Intek das Wachstum des Unternehmens voran.