Automatisierte eCommerce Buchhaltung zu DATEV.AT - Buchhaltung als Standardprodukt und wie pathway Zeit für die Mandant:innen-Beratung schafft

Alle eCommerce Buchhaltungsdaten ausdrucken? Für Denise Pramstaller, Beraterin im Rechnungswesen und Senior Beraterin für digitale Transformation, kommt das nicht in Frage. Ihre Nummer eins Kriterien bei der eCommerce Buchhaltung sind Digitalisierung und die Qualitätssicherung. 

Wie sie und ihre Kolleg:innen bei der Köstenbauer Steuerberatung GmbH & Co KG die eCommerce Buchhaltung zu DATEV.AT in Österreich lösen und was für sie die Herausforderungen der Steuerberatung in der Zukunft sind, erzählt sie uns im Interview.

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Wenn du neue eCommerce oder SaaS Mandate übernimmst, mit welchen buchhalterischen Herausforderungen kommen die Mandant:innen auf dich/euch zu? Was sind die typischen Anliegen deiner Mandant:innen? Wie sieht das Setup, bevor ihr als Kanzlei eingreift, meistens aus?

Die Mandant:innen, die sich an uns wenden, haben in der Regel das Problem, dass ihre alte Steuerberatung häufig nicht digital aufgestellt war. Wir haben Fälle, bei denen die Mandant:innen zum Teil alle eCommerce Buchhaltungsdaten ausdrucken mussten. Unser Ziel ist es dann, diese Datenmengen digital und effizient zu verbuchen und die neuen Mandant:innen in ihren buchhalterischen Prozessen zu beraten. 

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Was ist deiner Meinung nach die größte Herausforderung, die sich euch als Kanzlei mit eCommerce und SaaS Mandaten stellt? Vor welcher Herausforderung stehen Steuerberatungen in Österreich mit eCommerce?

Es sind einfach die Massen an Daten im Monat, die durch die Bestellungen in den Shops vorhanden sind. Es ist heutzutage sehr einfach, einen Onlineshop aufzusetzen. Das ist für jeden auch ohne viel technisches Hintergrundwissen möglich.  Aus den vielen Daten ergibt sich die Herausforderung. Für uns als Steuerberatung ist das Matching zwischen den Bestellungen und den Transaktionen bei den einzelnen Zahlungsanbietern aufwändig, weil es leider aus den Systemen diesen Zusammenhang zwischen Rechnungsnummer, Bestellnummer und Transaktionsnummer nicht gibt.

Neben der Digitalisierung, ist unser Nummer eins Kriterium die Qualitätssicherung (saubere Buchhaltung): Dazu gehört es, offene Posten abzustimmen und die Sammeldebitoren und die Verrechnungskonten zu prüfen. Das war in der Vergangenheit nicht möglich, weil wir Rechnungen mit Rechnungsnummern bekommen haben und Transaktionen mit ganz anderen IDs, die sich nie automatisch ausgeziffert haben. 

Mit dem manuellen Abstimmen haben wir vor pathway Stunden verschwendet, weil wir unserem Anspruch der sauberen Buchhaltung nachkommen wollten. Das waren am Ende dann Kosten, die wir in dieser Form nicht an die Kund:innen weiter verrechnen konnten.

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Was ist, aus deinen Erfahrungen resultierend, dein Tipp für Shopify Neulinge unter den Steuerberater:innen? Worauf muss man achten? Wie startest/startet du/ihr mit neuen Mandant:innen?

Vor dem Hintergrund des neuen OSS-Verfahrens, ist es super wichtig geworden, dass die Grundeinstellungen richtig sind. Also, dass auch der oder die Buchhalter:in einen Blick auf die Einstellungen wirft und klärt: Sind die ganzen Steuer-Setups richtig eingestellt? Wird überall der richtige Steuersatz ausgewiesen? Werden die Versandkosten versteuert? Es muss alles aus Sicht der Umsatzsteuer richtig eingestellt sein.

Neulingen im Bereich der Digitalisierung empfehle ich, die Basis der Buchhaltung zu verstehen, damit beim Aufbau eines Online-Shops die digitale Buchhaltung aufgesetzt werden kann. Man muss ein guter Buchhalter bzw. eine gute Buchhalterin sein, damit man die Systematiken von den Files und die Buchungslogik versteht - Was machen die Verrechnungskonten, was machen die Fehlerkonten? 

Man bekommt alle Infos sehr schön von euch aufbereitet - aber wenn man nicht weiß, was man mit diesen Datensätzen anstellen soll, hilft es wenig. Es muss verstanden werden, dass im Digitalen anders gebucht werden muss, als früher. Das erfordert besonders von alteingesessenen Buchhalter:innen ein Umdenken. 

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Wie hättest du die eCommerce Buchhaltung es ohne uns gelöst?

Schwierig. Ich stand damals vor der Herausforderung, zwei Shops mit unzähligen Zahlungen anzubinden. Ich hätte mir vermutlich die Daten von allen Plattformen gezogen und hätte versucht, diese in Excel zu konvertieren, sodass ich sie in DATEV einspielen kann.  Das hätte aber mein Problem nicht gelöst, da sich die Sammeldebitoren nicht automatisch auszifferen und ich nicht auf einen Blick sehe, welche Buchungen unklar und zu prüfen sind. Refunds hätte ich auch nicht gesehen. 

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Wie hilft pathway solutions dir bei deiner täglichen Arbeit? Was sind deine top Funktionen? 

Die Zeitersparnis. Dazu kommt die saubere Zuordnung von Bestellungen und Zahlungen und die einfache, übersichtliche und intuitive  Bedienung eurer Plattform. Die Individualisierung der Konten finde ich absolut Weltklasse - so kann ich ohne vorgegebenen Kontenrahmen jedes Konto individuell hinterlegen. 

Praktisch ist auch noch, dass ich mehrere Shopsysteme und mehrere Zahlungsanbieter in eurem System abwickeln kann, wie Shopify aber auch WooCommerce.

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Abschließend: Wie denkst du, wird sich die zukünftige Arbeit der Buchhaltung in der Kanzlei entwickeln?

Es wird immer mehr automatisiert werden. Standard-operative Tätigkeiten werden von Systemen durchgeführt. Aus der Sicht der Steuerberatung wird es zum einen immer wichtiger werden, sich mit digitalen Lösungen auszukennen und andererseits muss der oder die Steuerberater:in perfektes Wissen im Bereich der Umsatzsteuer haben. 

Der oder die Buchhalter:in wird kein klassischer Buchhalter oder Buchhalterin mehr sein, sondern vielmehr ein Berater bzw. eine Beraterin. Wir legen den Fokus auf die Beratung und bieten beispielsweise auch die Prozessberatung an, weil die Standard-Buchhaltungstätigkeiten automatisiert werden sollen.

Die Leistung der Buchhaltung ist ein Standardprodukt und die Kund:innen brauchen einen Mehrwert aus der Buchhaltung.

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Über Köstenbauer Steuerberatung GmbH & Co KG:

Manuelles Verbuchen von Belegen war gestern. Der Fokus innerhalb des Rechnungswesens liegt auf der Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung – beim Kunden, in der Zusammenarbeit und bei uns in der Kanzlei. Unser Anspruch: vollste Automatisierung auf allen Seiten! Unser Versprechen: Wir lassen euch nicht allein! Schnittstellen, Exporte, digitales Fachchinesisch und das Verständnis für IT und Buchhaltung sind unsere Spezialität.

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‍DATEV.AT

In Österreich hat pathway eine exklusive Partnerschaft mit DATEV.AT - sprich uns bei Fragen zur Verbuchung gerne direkt an für ein Expressonboarding.

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