Wie STERNGLAS die Xentral Buchhaltung mit pathway automatisiert
Kein manuelles Ausziffern - mehr - Flexibilität und Unabhängigkeit. Mit pathway und Xentral das optimale Set-Up für dein eBusiness
Wir haben uns mit Mario, Accounting Manager bei STERNGLAS, über die pathway Xentral Integration unterhalten. Auf der Suche nach mehr Funktionen und Möglichkeiten in einem System für die Ressourcenplanung sind Mario und seine Kolleg:innen von Sternglas auf das ERP System Xentral gestoßen. Bei der Einrichtung fiel auf, dass das System noch nicht den buchhalterischen Ansprüchen von Sternglas gerecht werden konnte. Mit der pathway Xentral Integration sind diese Probleme nun gelöst, sodass japanische Yen oder australische Dollar kein Problem mehr für die Buchhaltung von Sternglas darstellen.
Unsere erste Frage lautete:
Was ist deiner Meinung nach die größte Herausforderung, die sich mit der Nutzung von Xentral für die Buchhaltung ergibt?
Mario: Vor Xentral haben wir Billbee genutzt. Gewechselt haben wir, weil Billbee nicht mehr unseren Ansprüchen gerecht wurde und wir ein ERP System benötigten, welches mehr Funktionen und Möglichkeiten hat. Die größte Herausforderung war, dass wir bei Xentral erstmal alles einrichten mussten und buchhalterisch leider noch viele Funktionen in Xentral fehlen. Xentral verbessert schon vieles, aber derzeit fehlen einfach noch wichtige Funktionen.
Buchhalterisch war und ist es ein Problem, dass wir zwar unsere Geschäftskonten anbinden können, aber das Belegfeld 1 wird nicht automatisch mit den Daten aus Xentral und Shopify gefüllt wird - somit ist es für DATEV nicht geeignet. Dazu kommt, dass die Transaktionsgebühren nicht richtig ausgelesen werden und unser Steuerbüro diese nicht zuordnen konnte: Sie bekamen einen 200€ Kundenbeleg, bei einer Buchung von 192€ und Transaktionsgebühren von 8€. Die Transaktionsgebühren konnten aber nicht eins zu eins zugeordnet werden. Außerdem sind keine Buchungskonten in Xentral hinterlegt.
Ein weiteres Problem sind Fremdwährungen. Unsere Rechnungen stellen wir in Euro, aber von PayPal gehen Australische Dollar oder japanische Yen ein, die so nicht zugeordnet werden können. Das haben wir zunächst dann mit einem großen Aufwand und vielen Exceltabellen, mit 1000 S-Verweisen, für das Steuerbüro vorbereitet.
Was ist daraus resultierend euer Tipp für Xentral Neulinge? Was sollte beim Aufsetzen von Xentral für die Buchhaltung beachtet werden und wie habt ihr das bei STERNGLAS gemacht?
Mario: Die Einstellungen bei Xentral müssen stimmen. Dabei gibt es 100 Häkchen und Felder, die gesetzt werden können oder ausgefüllt werden müssen. Es gibt ein gutes Onboarding von Xentral selbst, aber ich würde noch eine externe Beratung empfehlen, der sich mit Xentral auskennt, um das Setup optimal und richtig zu gestalten.
Wie seid ihr auf pathway gestoßen bzw. was war der Auslöser für die Kontaktaufnahme?
Mario: Bevor wir auf pathway gestoßen sind, haben wir Anbieter, wie PayJoe ausprobiert, bei denen keine automatischen Exporte möglich waren. Der Kontakt zu pathway kam dann durch Zufall über unseren Gründer Dustin. Dustin und Marco von pathway haben sich über die Shopify Integration unterhalten und haben dann beschlossen, dass pathway in die Produktentwicklung für eine Xentral Integration geht. Das hat dann gut funktioniert und wir konnten pathway schnell nutzen.
Wie hilft euch pathway heute bei eurem Job? Wie habt ihr vorher das Ausziffern gelöst?
Mario: Wir haben zunächst immer die vorbereitende Buchhaltung gemacht, welche wir dann an unsere Steuerberatung weitergegeben haben. In der Praxis sah das dann so aus, dass ich einmal im Monat alle Auszüge von PayPal, Shopify Payments und Klarna geladen habe und parallel die Xentral Exporte manuell ziehen musste.
Was mit pathway geil ist, ist dass wir uns einloggen können und dann alle Exporte fertig zugeordnet am Start haben. Dadurch machen wir unserer Steuerberatung das Leben einfach und auch unseres, weil die Exporte DATEV fertig sind. Das gibt uns mehr Flexibilität und Unabhängigkeit.
Was sind eure Top pathway Funktionen?
Mario:
1. Wir müssen nichts mehr manuell ausziffern.
2. Die Fehleranfälligkeit ist durch die Automatisierung gesunken.
3. pathway bietet eine krasse Zeitersparnis und Flexibilität.
(Mario lacht) Wenn pathway noch eine direkte DATEV Schnittstelle anbietet, dann kann ich in Teilzeit gehen.
Über STERNGLAS
Heute ist Sternglas eine Uhrenmarke, die sowohl Online als auch vor Ort bei über 360 Juwelieren, ihre klassischen „Zeitmesser“ verkauft. Der Traum des Gründers Dustin Fontaine, eine eigene Uhrenmarke zu gründen, entwickelte sich durch einen Schülerjob bei einer kleinen Uhrenmanufaktur, die schöne, aber für ihn damals zu teure Uhren verkauften. Das Ziel war deswegen klar - eine minimalistische, formschöne Uhr im schlichten Bauhaus-Design und guter Qualität zu einem fairen Preis zu entwickeln und zu verkaufen! Seit 2016 lebt er nun genau diesen Gründer-Traum und teilt ihn mit seinem Team von mittlerweile 25 Uhren-Enthusiasten.
