gitti - Die Herausforderungen & Risiken beim Verbuchen von Umsätzen aus Shopify

Den vollen Überblick über die Buchhaltung bei tausenden Bestellungen - das war nicht immer so.
Erfahre, wie gitti durch den Einsatz von pathway bei Shopify den Überblick bewahrt.

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Marco:

‍Hallo Gyde!
Danke, dass du dir Zeit für unser Gespräch nimmst.
Kannst du uns kurz etwas über dich erzählen?

Gyde:
Hallo Marco, sehr gerne.
Als gelernte Steuerfachangestellte und Bilanzbuchhalterin (IHK) habe ich nach 10 Jahren als Accounting & Tax Managerin bei MYKITA (mittelständischer Konzern) im März 2021 - aus dem Wunsch heraus bei einem Unternehmen mit nachhaltigem Ansatz zu arbeiten - die Stelle bei der gitti GmbH als Senior Accountant angetreten. Dieses ist meine erste Berufserfahrung im Zusammenhang mit einem Start-up. 

Marco:
Erzähle uns doch einmal von deinem Start, als du die Buchhaltung bei der gitti GmbH übernommen hast.

Gyde:
Meine erste Aufgabe im März 2021 war es die Buchhaltung vom Steuerbüro ins Unternehmen zu holen. Ich hatte keinerlei Bedenken, dass sich hier ein Problem ergeben könnte, da ich gemäß meiner Erfahrungen im Rahmen der Lehre im Steuerbüro sorgfältig gepflegte Bücher vorausgesetzt hatte. Leider war dieses nicht der Fall, so dass ich bis heute damit beschäftigt bin die Bücher aufzuräumen und saubere Prozesse zu Implementieren.

Mit eines der größten Probleme hat sich im Bereich der Umsatzerlöse ergeben. Wir nutzen Shopify als Software für unseren Webshop, welches ein amerikanisches System ist und explizit darauf hinweist, dass die deutsche Rechtsprechung des HGB/EStG/UStG nicht abgebildet werden kann.

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Des Weiteren gibt es ein Problem bei dem Ausgabeformat der Daten unserer Payment Service Provider, welches verhindert, dass DATEV über den Belegnummern- Abgleich eine automatische Auszifferung der offenen Posten vornehmen könnte.
Ich vermute, dass diese Tatsache dazu führte, dass der alte Steuerberater die Verbuchung auf Einzelpostenebene in DATEV eingestellt hat.

Als ich die Buchhaltung übernommen habe, waren die Umsätze nur über ein BI-Tool auswertbar. Das Regelwerk zur Definition eines Umsatzes war weitläufig aufgesetzt worden. Eine Schnittstelle zwischen dem BI-Tool und unseren Payment Service Providern gab es nicht.  

Jegliche Versuche die Erlöse aus dem BI-Tool mit den Transaktionsdaten der Payment Service Provider in Excel abzustimmen, sind kläglich gescheitert. Ich habe sogar einen besseren Rechner bekommen, aber selbst die erhöhte Rechenleistung hat mich nicht zu dem gewünschten Ergebnis geführt.
Eine manuelle Abstimmung war bei der Anzahl der Transaktionen undenkbar. Dazukam noch der Verstoß gegen den Grundsatz der Einzelpostenführung, der auch nicht durch alternative Systeme sichergestellt werden konnte.
Ich kam buchstäblich an die Grenzen meiner technischen und zeitlichen Möglichkeiten und musste die Geschäftsführung entsprechend über die – so vermutete ich – falschen Umsatzerlöse und daraus folgenden Risiken informieren. Die Geschäftsführung hat mir daraufhin die Freigabe erteilt, unser neues Steuerbüro (Wagemann & Partner) - mit denen wir seit 07.2021 zusammenarbeiten - mit einer Lösungsfindung zu beauftragen.
Wagemann & Partner hatten sich im Rahmen unserer Suche nach einem guten neuen Berater für unsere steuerlichen Belange insbesondere dadurch hervorgetan, dass sie ähnliche Projekte schon bei anderen Mandanten erfolgreich abschlossen und daher war ich sicher, dass wir durch die Auslagerung des Projekts eine schnelle und gute Lösung herbeiführen könnten.

Marco:
Und wie ging es dann weiter?

Gyde:
Projektstart war im August 2021. Ziel war es bis Ende September einen neuen Prozess zur Buchung der Umsatzerlöse und Zahlungseingänge implementiert zu haben.
Erst einmal nur für alle zukünftigen Umsätze ab 01.10.2021, mit manueller Korrektur der Umsätze bis zu diesem Zeitpunkt.
Aus dem Netzwerk wurde uns sevDesk als System vorgeschlagen. Wir haben jedoch direkt nach Einrichtung eines Testzugangs festgestellt, dass die angepriesenen Features des Systems sich noch in der Entwicklung befanden und dieses daher für uns doch nicht geeignet war. Wir haben den Zugang direkt wieder gekündigt/gelöscht.
In der Zwischenzeit hatte es einige Anpassungen von DATEV gegeben, so dass unsere Projektverantwortliche bei Wagemann & Partner vorschlug, dass wir nun doch versuchen sollten eine Lösung direkt in DATEV zu implementieren.
In diesem Zuge haben wir den Auftrag auf die Abstimmung und Korrektur der Umsatzerlöse für ganz 2021 erweitert. Die Deadline hatten wir auf den 31.12.2021 angepasst, da der 01.10.2021 im Zusammenhang mit der Erweiterung des Projektumfangs nicht mehr realistisch war.

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Es verging einige Zeit ohne richtigen Fortschritt. Aufgrund eines geplanten, längeren Ausfalls der Projektverantwortlichen Mitte November 2021 wurde das Projektteam seitens des Steuerbüros erweitert und das Budget erhöht.
Ende November ist die Situation dann „eskaliert“, da auch der zweite Lösungsansatz zu keinem Ergebnis führte und das angedachte Budget in zwischen bei weitem überschritten war. Mir stand Anfang Dezember buchstäblich das Wasser bis zum Hals und ich hatte keine Idee, wie wir jetzt weitermachen sollten. Erst recht nicht in Anbetracht der kurzen, verbleibenden Zeit bis zum Jahresende.

Marco:  
Und dann habt ihr zu pathway solutions Kontakt aufgenommen?

Gyde:
Ganz genau. Dann kam pathway solutions als meine/unsere Rettung um die Ecke.
Unsere Projektverantwortliche hatte in einem Chat der DATEV-Community gelesen, dass ein DATEV-User euch als Schnittstellenlösung zwischen Shopify, PaymentService Providern und DATEV empfohlen hatte.

Als sie mir davon erzählte, hatte sie bereits zu eurem Vertrieb Kontakt aufgenommen und die ersten Eckpunkte unseres Projekts besprochen. Ich war so erleichtert, dass sich nun doch ein bisschen Licht am Ende des Tunnels zeigte, dass wir keine Zeit verloren haben und direkt einen Termin am nächsten Tag für ein gemeinsames Gespräch vereinbarten.
Die Vorstellung des Produktes hat mich überzeugt und wir haben umgehend nachdem Termin einen Zugang eingerichtet und die Daten eines Monats testweise eingespielt.

Das Ergebnis hat allen Erwartungen entsprochen und meinen sogar noch bei weitem übertroffen. Jede noch so kleine Unstimmigkeit zwischen den Bestell-,Liefer- und Zahlungsdaten war auf einmal erkennbar = blieb auf einem Konto als Differenz übrig und damit hatte ich nicht nur endlich einen Überblick, sondern auch die Sicherheit, dass wir die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten und sicherstellen können.

Auch alle Besonderheiten in Bezug auf Anzahlungen, Einzweckgutscheine und Korrekturen für einen rückwirkenden Leistungszeitraum beim Jahreswechsel ließen sich auf einmal problemlos abbilden. Zwar nicht alles zu 100% vollautomatisch, aber dafür jetzt zeitlich abbildbar im Rahmen eines ganz normalen Monats- oder Jahresabschlussprozesses.

Damit gab ich den Startschuss alle Daten für ganz 2021 einzuspielen und da wir bis zur Abgabe des Investorenreportings für den Dezember 2021 nicht einmal 4 Wochen Zeit hatten, Weihnachten und Silvester noch dazwischen lagen und unser Ansprechpartner bei pathway solutions aufgrund eines Urlaubs nicht die ganze Zeit verfügbar war, wurde seitens pathway solutions für uns auch noch eine extra Meile gegangen und am Wochenende gearbeitet um alle Datenexporte aufzubereiten.

Nach der langwierigen Vorgeschichte, ging es auf einmal ganz schnell und ich konnte bis zum 10.01.2022 die Umsatzerlöse für ganz 2021 korrigieren, sogar die fehlerhaften EB-Werte aus dem Vorjahr abstimmen und Doppelzahlungen/Forderungsausfälle oder systemseitige Fehler in Shopify erkennen und anpassen. So wie eine ordentliche Buchführung sein soll.

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Marco:
Danke für die Blumen. Was ist Dein Tipp für Shopify-Neulinge unter den Buchhalter*innen?

Gyde:

Da Shopify – wie vorhin bereits erwähnt – ein amerikanisches System ist, sollte gar nicht erst versucht werden eine manuelle Abstimmung anzustreben. Gerade in Bezug auf die Sicherstellung der Prozesse rund um eine ordnungsgemäße Buchführung, sollten nach Möglichkeit die Verbuchung der Umsatzerlöse weitestgehend automatisiert werden.
Jedes manuelle Eingreifen führt zu einem erhöhten Fehlerrisiko und muss entsprechend ausführlich im Rahmen der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Gerade für unerfahrene Buchhalter*innen und Personen, welche nicht so fit sind im Rahmen des Steuerrechts, stellt Shopify eine zusätzliche Herausforderung dar. Daher kann ich hier nur eine absolute Empfehlung für pathway solutions aussprechen.
Die Quelldaten bleiben zu jeder Zeit originär, die Debitorenbuchhaltung ist GoB-konform und auch ohne ERP-System skalierbar. Und das alles dann auch noch für einen unschlagbaren Preis.

Marco:
Worauf muss man besonders achten bei der Buchhaltung von Shopify-Stores?

Gyde:
Dass auch in Zeiten großen Wachstums die Massendaten nicht dazu führen, dass die geschaffenen Prozesse umkippen und der Buchhalter aufgrund mangelnder Erfahrung oder fachlichem Know-How den Überblick verliert. Diverse Abteilungen wie zum Beispiel der Customer Service sind auf korrekte und verlässliche Aussagen der Buchhaltung angewiesen. Daher kann man nie zu früh damit anfangen sich richtig aufzustellen.

Marco:
Wie hilft pathway solutions dir bei deiner alltäglichen Arbeit?

Gyde:
Durch pathway solutions bin ich überhaupt erst in der Lage die Debitorenbuchhaltung korrekt abzubilden. Ich kann verschiedene Sachverhalte wie Anzahlungen, Verkauf- und Einlösung von Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen, Fremdwährungsbelege und das Realisationsprinzip korrekt in der Buchhaltung darstellen. Ich kann die Daten aus unserem BI-Tool verproben und habe dadurch bereits die Qualität des Managementreportings verbessert. Ich habe sogar Fehler in Shopify entdecken können, die aufgrund eines mehrfachen Zahlungsabbruchs zu Stande gekommen sind. Vor der Nutzung von pathway solutions war all dieses nicht möglich, was bei einem Unternehmen unserer Größe ein absolutes No-Go war.

Des Weiteren habe ich endlich die Möglichkeit geschaffen, dass diese Aufgabe auch durch meine Vertretung in Urlaubs- oder Krankheitsfällen übernommen werden kann, da es jetzt ein gut dokumentierter und einfach zu handelnder Prozess geworden ist.

Im Bereich der Umsatzerlöse haben wir jetzt keine Probleme mehr und ich kann meinen Fokus auf andere wichtige buchhalterische Fragestellung legen.

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Über Gyde & gitti

Gyde ist Senior Accountant bei der gitti GmbH, ein Start-up, welches bekannt für seine nachhaltigen Produkte im Bereich Cosmetic& Skincare ist.
Marco aus unserem Team hat mit Gyde über die Herausforderungen beim Verbuchen der Bestellungen/Umsätze aus Shopify gesprochen.
Ausschlaggebend für die heutige Zusammenarbeit zwischen der gitti GmbH und Pathway Solutions ist eine Entscheidung des damaligen Steuerberaters gewesen, der zu Beginn des Kalenderjahres 2020 dazu übergegangen war die Shopify-Umsätze und Transaktionen der Payment Service Provider nicht mehr auf Einzelpostenebene in DATEV zu erfassen.

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