Kleine Warenkörbe und schnell wachsende Verkaufszahlen, wenn die Buchhaltung teurer wird als die Marge
Wir haben uns mit Daniel Schlude von der alltax GmbH über das Problem kleiner Warenkörbe und schnell wachsenden Verkaufszahlen unterhalten & wie pathway eine digitale Lösung für Steuerberater:innen bietet. Daniel nutzt die Shopify zu ADDISON Integration.
Was ist eure größte Herausforderung mit Shopify Buchhaltung?
Die größte Herausforderung sind die große Anzahl an Bestellungen mit den unterschiedlichen Zahlungsanbietern. Dazu kommen die anfallenden Gebühren der Zahlungsanbieter. Ein weiteres Problem sind kleine Warenkörbe, wie z.B. bei T-Shirts. Ohne automatisierte Prozesse kann die Buchhaltung dann schnell teurer werden als die Marge.
Was ist dein Tipp für Shopify Neulinge unter den Buchhalter:innen?
Da es keine zentrale online Wissensdatenbank gibt, kommen immer wieder ähnliche Fragen. Besonders bei Währungsumrechnungen gibt es einige Feinheiten.
Für Steuerberater:innen, die noch kein eCommerce Mandat haben, ist die Ersteinrichtung schwierig, weil anfangs immer irgendetwas nicht passt. Neulinge in der Buchhaltung von Shopify Kund:innen müssen dann nach Tools suchen, die es für die Ausgangsbuchhaltung gibt, und werden dann schnell eure Schnittstelle finden, anders ist es nicht mehr möglich.
Worauf muss man achten?
Das Onboarding ist extrem wichtig. Man muss sich Zeit dafür nehmen, die Prozesse richtig aufzusetzen und auch zu dokumentieren. Wenn das Onboarding durch ist, dann funktioniert alles super. Man muss als Steuerberater:in Plausibilisierungsregeln aufbauen, weil sich die Buchhaltung mit automatisierten Tools von einer herkömmlichen Buchhaltung stark unterscheidet. Hierfür haben wir einen wir einen internen Leitfaden erstellt.
Es gilt zu validieren, ob die Daten, die man importiert hat, plausibel sind. Beispielsweise gibt es häufiger ein Problem mit den Währungsdifferenzen, weil PayPal und das Shopsystem unterschiedliche Währungskurse zu Grunde legen.
Viele andere Kanzleien tun sich schwer mit dem Einsatz neuer Tools. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es sehr oft sinnvoll ist die Prozesse für die Eingangs- und Ausgangsseite zu trennen. Für die Ausgangseite nutzen wir bei eCommerce Mandant:innen häufig eure Schnittstelle. Für die Eingangsbelege arbeiten wir viel mit Getmyinvoices oder ähnlichem zusammen. Bei allen eingesetzten Tools ist es wichtig kanzleiinterne Prozesse zu erstellen.
Wie hilft pathway dir bei deinem Job?
Ich bin dazu geholt worden, weil wir nach einer Lösung für das Abbilden von e-Commerce Transaktionen gesucht hat. Wir haben schnell festgestellt, dass die Exporte der Shopsysteme oftmals nicht zielführend sind. Da sind wir auf eure Schnittstelle gestoßen. Vor pathway hatten wir die Debitoren noch nicht nach Zahlungsanbieter gruppiert. Das hätte ohne pathway auch gar nichts gebracht.
pathway hat es geschafft, die Verkäufe mit den Zahlungen zu matchen und dabei gleichzeitig die Gebühren automatisch zu buchen – das war eine Revolution in der Buchhaltung. Das bisher zeitaufwendigste Problem – ausziffern der offenen Posten – gibt es mit pathway nicht mehr.
Wir empfehlen allen Shopify Mandanten den Einsatz von pathway – und zwar unabhängig von der Anzahl der Transaktion. Es kommt nicht selten vor, dass ein Mandant im Januar noch 100 Verkäufe hat und im August es dann bereits 2000 sind. Daher ist es besser die Strukturen gleich richtig aufzusetzen, um nicht später bei einem schnellen Wachstum überrannt zu werden.
Die top pathway Funktionen
Sind die Sammeldebitoren und der Ausgleich der Zahlungsanbieter. Das Belegfeld 1 wird dank pathway mit der Bestellnummer aus dem Shopsystem gefüllt, sodass Zahlungsanbieter automatisch gegen die Verkäufe gematcht werden.
Über alltax
alltax bietet innovative, maßgeschneiderte, digitale Lösungen in der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Mit 50 motivierten Mitarbeiter*innen ist alltax Ihr Partner und bietet kreative Lösungen, die auf Sie zugeschnitten sind!
alltax Motto: „Digital gewinnt! Der gute Berater von morgen muss in der Lage sein, Fachkompetenz mit Digitalisierungskompetenz zu vereinen, um echten Mehrwert für seine Mandanten zu schaffen. Wir möchten gemeinsam mit unseren Kunden erfolgreich sein. Das ist unser täglicher Ansporn.“
