Wie Inkster sich mit Hive und pathway auf’s Wachstum konzentrieren kann
Für Melvyn, Gründer des Tattoo-Startups Inkster, ist das gleiche Mindset für eine Zusammenarbeit ausschlaggebend. Wir haben uns mit Melvyn und Carlota, Partnerships & Business Development Managerin bei Hive, über die Themen Automatisierung, Wachstum und Outsourcing an geeignete Partner unterhalten. Melvyn berichtet von seinen Erfahrungen mit Hive als 3PL Fulfillment Partner und der Buchhaltungssoftwarelösung von pathway.
Marco: In zwei Sätzen, wie ergänzen pathway und Hive euch bei Inkster?
Melvyn: Die Jungs und Mädels von Hive kümmern sich um das Fulfillment und alles, was damit in Verbindung steht, wie das Inventory Management und das Packaging, das von Hive angeboten wird.
Über pathway haben wir die Schnittstelle von Shopify Umsätzen zu DATEV. So können wir die Buchhaltungsdaten direkt unserem Steuerberater und der Kanzlei übergeben.
Carlota: Wir freuen uns, euer 3PL Partner zu sein. In den letzten zwölf Monaten habt ihr ja ein ordentliches Wachstum hingelegt.
Wie haben Hive und pathway dazu beigetragen, dieses Wachstum zu erreichen?
Melvyn: Ihr habt uns super viele wichtige operative Sachen abgenommen. Es wäre fast unmöglich gewesen, unseren Absatz zwei Monate in Folge zu verdoppeln, wenn wir dauernd irgendwelche Buchungen manuell im Hintergrund verschieben und im ständigen Austausch mit unserer Steuerberatung sein müssten.
Genauso wenig könnten wir von heute auf morgen die Mitarbeiteranzahl im Fulfillment verdoppeln – wenn eben noch 250 Pakete am Tag rausgingen, dann plötzlich 500 und im nächsten Monat 1000 Pakete am Tag rausgeschickt werden müssen. Mit unserem aktuellen Team würden wir das so nicht wuppen können. Das wäre allein aus der HR-Perspektive unmöglich. So schnell, wie wir sie bräuchten, könnten wir gar keine Leute einstellen.
So ein Wachstum, wie Inkster es hat, kann man nicht ohne entsprechende Partner an den Tag legen! Zum einen gebt ihr als Partner uns Flexibilität, zum anderen können wir Verantwortung abgeben, weil wir uns voll auf euch verlassen können. Ihr seid die Profis auf dem jeweiligen Gebiet und habt die Leute, das Knowhow und vor allem die Prozesse und Strukturen. Damit nehmt ihr uns Last von den Schultern ab.
Carlota: Als ihr zu Hive kamt, wart ihr mit Inkster an einem Punkt, an dem ihr einstellen musstet, um das Fulfillment inhouse zu wuppen. Wie habt ihr das festgestellt und was war die Verbesserung nach dem Wechsel?
Melvyn: 30 bis 50 Produkte am Tag haben wir noch selbst versendet. Das haben wir damals in einem Ordner in so „Pokemonfoilien“ sortiert (lacht) und haben jeden Tag bis zwölf Uhr gepackt. Wir haben dann aber bemerkt, dass es nicht so einfach ist, wie man sich das vorstellt. Als Company ist es eben nicht so, wie wenn man privat mal etwas über eBay verkauft und dann mal eben ein Paket zur Post bringt. Man benötigt Strukturen, um Zeit zu sparen. Selbst, wenn man dann zwei Minuten pro Paket spart und es „nur“ 50 Pakete sind, ist man schnell bei mindestens zwei Stunden. Mit wachsender Professionalität muss auch im Hintergrund alles stimmen und organisiert werden, z. B. irgendwelche Verträge mit DHL und der Deutschen Post, geeignete Software und track and trace Mails. Das ist so viel, dass es irgendwann unmöglich wird, sich gleichzeitig noch auf die wichtigen Sachen zu konzentrieren – auf das Wachstum, das Marketing oder andere umsatzbringende Themen. Im Endeffekt arbeitet man ohne geeignete Partner nur ab und wächst eben auch nicht.
Carlota: Was würdest du schätzen, wie viel Zeitersparnis habt ihr für das ganze Team geschafft, indem ihr an Hive ausgelagert habt?
Melvyn: Mit den heutigen Bestellzahlen kann ich das gar nicht genau sagen. Damals, mit 30 bis 50 Paketen pro Tag, haben wir zu dritt immer von neun bis 12 Uhr gepackt. Dementsprechend drei bis dreieinhalb Stunden pro Person.
Das Thema Fulfillment wird meiner Meinung nach deutlich unterschätzt. Ich habe schon mit vielen anderen Gründer:innen gesprochen, die meinten: „Wie, ihr habt das abgegeben? Wir haben das selber aufgebaut.“ Aber ich habe noch nie mit jemandem gesprochen, der das alles selbst aufgebaut hat und das eigene Business dann drei Monate in Folge verdoppelt hat und das dann auch so halten konnte.
Fulfillment für Zahlenfreaks:
Bevor sie das Fulfillment auslagerten, machte dieses bei Inkster ca. 10,5 Stunden/Tag bei 30 Produktsendungen/Tag aus. Auf eine Woche hochgerechnet sind das 52,5 Stunden.
Bei 1000 Paketen/Tag entspräche das 1.750 Stunden/Woche und das Fulfillment würde damit über 43 Mitarbeiter:innen mit einer 40 Stunden Arbeitswoche binden.
Marco: Erstmal Respekt, dass ihr das so schnell abgegeben habt. Bei Buckle and Seam damals, erinnere ich mich noch, hat uns DHL direkt vor Weihnachten den Account eingefroren und wir mussten 1000 Pakete in Deutschland selbst ausliefern – das war eine extreme Herausforderung. Anderes Thema: Stichwort Buchhaltung. Wie habt ihr das zum Start gemacht?
Melvyn: Buchhaltung ist mindestens genau so ein großer Pain wie das Fulfillment. Wir haben die Buchhaltung die ersten Monate ziemlich hinten überfallen lassen und uns erst zum Jahresabschluss richtig darum gekümmert. Es musste die gesamte Buchhaltung zum Jahresabschluss nachgearbeitet werden. Das würde ich definitiv keinem empfehlen! Für das Jahr 2021 habe ich die Buchhaltung noch selbst versucht und habe viele Fehler gemacht, sodass der Steuerberater dann alles nochmal neu machen musste. Zum Jahresanfang 2022 habe ich angefangen, die Prozesse für die Buchhaltung aufzubauen. Ich habe geschaut, wie man das überhaupt machen kann, ohne alles manuell in ein Buchhaltungstool wie getmyinvoices hochzuladen.
„Ich wollte die Umsatzbuchhaltungsseite gleich größer denken und keine Rechnungen, auch keine Bulkrechnungen, per Klick generieren. Ich wollte es so organisiert haben, dass ich keinen Gedanken darauf verwenden muss, auch nur an diesen einen Klick zu denken und wollte alles automatisiert haben.“
Ich habe geschaut, was dafür benötigt wird. Die Grundlage ist DATEV, mit der auch die meisten Steuerberatungen arbeiten. Dazu habe ich recherchiert, wie man Shopify Umsätze, ohne Kundenrechnungen zu erstellen, versenden und direkt an die Steuerberatung übermitteln kann. Am Schluss war es die Empfehlung meines Steuerberaters, pathway als Schnittstelle zu verwenden.
Dieses Jahr haben wir direkt mit pathway gestartet. Seitdem habe ich glücklicherweise nicht mehr viel mit der Buchhaltung der Umsatzseite zu tun, weil die Schnittstelle alles automatisch aufbereitet.
Carlota: Was würdest du denn ohne pathway tun?
Melvyn: (lacht) Ohne pathway und Hive als Partner würde ich aufhören! Das ist natürlich nur ein Spaß… aber ich kann mir nicht vorstellen, da irgendwas ohne Schnittstelle und optimierten Prozessen manuell zu machen.
Carlota: Wenn man nun einen neuen Shop startet: Was würdest du Shopify Neulingen für Tipps an die Hand geben?
Melvyn: Ich würde so schnell es geht damit starten, nach Automatisierungen zu suchen. Oft gibt es ja sogar ein vernünftiges Pricing für kleinere Brands. Das zahlt sich schnell aus, wenn man von Anfang an automatisiert und den manuellen Aufwand minimiert. Bei der Buchhaltung besonders, weil man je eh eine:n Steuerberater:in benötigt, damit alles vernünftig und GoBD konform ist. Diese:r hat einen hohen Stundensatz und mit der passenden Vorbereitung zahlt sich das direkt aus. Auch der Steuerberater oder die Steuerberaterin hat so einen geringeren Aufwand und auch die Komplexität sinkt.
Was das Fulfillment angeht, würde ich empfehlen, es ein paar Monate selbst zu machen, um die Prozesse besser zu verstehen und den Pain zu fühlen. Spätestens, sobald es Richtung Wachstum geht, würde ich empfehlen, geeignete Partner wie Hive zu suchen, die einem unter die Arme greifen.
Carlota: Wie kam es dann, dass ihr euch für Hive entschieden habt?/Was waren bestimmende Faktoren bei der Entscheidung für Hive?
Melvyn: Ich habe mit so vielen Anbietern gesprochen. Bei allen hat mich der lange Prozess im Onboarding gestört, schon bevor ich das erste Angebot bekommen habe. Diese waren dazu alle total undurchsichtig: Es waren viele Services inkludiert, die für uns branchenbedingt überhaupt nicht relevant waren, wie zum Beispiel sehr große Boxen, Fixkosten, die uns nicht betreffen und vieles mehr. Da musste ich mir sogar die Preise in Excel selbst berechnen.
Mit Hive ging alles ganz schnell. Als ich mich eigentlich schon fast für einen anderen Anbieter entschieden und keinen Bock mehr hatte, kam der Kontakt über LinkedIn zu Hive zustande. Knapp einen Tag später hatte ich direkt ein übersichtliches, gut vergleichbares Angebot und wir konnten anschließend direkt mit dem eigentlichen Onboarding starten. Außerdem haben das Team von Hive und wir bei Inkster ein ähnliches Mindset..
Marco: Weißt du noch, wie es damals bei eurem Onboarding bei pathway lief?
Melvyn: Ich kann mich kaum noch dran erinnern, so lean war das wahrscheinlich (lacht). Ich weiß nur noch, dass ich über eure Webseite einen Demotermin verabredet habe und die Anbindung anschließend super schnell war.
Marco: So soll’s sein! Nun hast du uns ja schon erzählt, wie pathway und Hive dich in deinem Tagesgeschäft unterstützen. Was sind denn deine top Hive und deine top pathway Funktionen?
Melvyn: Hive denkt das Thema Logistik größer und das sehen wir auf einen Blick auf dem Dashboard.
Mit der Software, also der Hive App, dem integrierten Dashboard können wir jeden Tag unsere Bestellungen und alles zum Thema Logistik tracken und auch Bundles aufsetzen. So behält man den perfekten Überblick.
Bei pathway ist das die Automatisierung der Umsätze zu DATEV ohne manuelles Ausziffern oder Rechnungen zu erstellen.
Carlota: Nun haben wir die letzten 12 Monate etwas Revue passieren lassen. Lass uns doch abschließend gemeinsam in die Glaskugel schauen. Wo siehst du unsere Zusammenarbeit in der Zukunft in den nächsten 3, 6, 12 Monaten?
Melvyn: Wir wollen mit Hive internationalisieren. Derzeit beliefern wir den DACH-Raum aus Deutschland heraus, aber wir wollen gegen Ende des Jahres die Internationalisierung anstreben. Und wir wollen eure Top 1 Brand werden!
pathway unterstützt uns dabei. Mit einem Klick können auch die OSS Meldungen vorbereitet werden, sodass der Steuerberater keine Komplexitätsgradeerhöhung mit der Internationalisierung hat.
Über Inkster:
2021 gründeten Melvyn Wittwer und Michael Noack das Start-Up Inkster: Inkster ermöglicht es dir, Tattoo-Kunst zu entdecken, die nicht ein Leben lang hält. Mit den innovativen, fruchtbasierten Tattoos von Inkster, die temporär in die erste Hautschicht einziehen, kannst du aus einer Auswahl von über 500 echt aussehenden, wasser- und kratzfesten Tattoo-Motiven dein Wunschmotiv probetragen.
In den ersten sechs Monaten nach dem Launch von Inkster im Juni 2021 konnten Melvyn und Michael 5.000 Bestellungen verzeichnen. Mittlerweile besteht Inkster aus einem achtköpfigen Team, hat bis zu 15.000 Bestellungen im Monat und erwirtschaftet einstellige Millionenumsätze.
Hive und pathway verfolgen ein gemeinsames Ziel: Dich und deine Brand durch Automatisierung zu unterstützen! Deswegen sind wir super happy darüber, dass pathway und Hive dich ab sofort als deine Partner für Fulfillment und Buchhaltung der Umsatzseite gemeinsam unterstützen können.
Über Hive:
Dank Hive läuft die Logistik deiner D2C-Marke auf Autopilot. Mit einer All-in-One-Software für die gesamte Supply-Chain und einem eigenen Fulfillment-Netzwerk in ganz Europa, optimiert Hive deine Kosten automatisch und bietet deinen Kunden ein nahtloses Kauferlebnis.
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Mehr Infos zu Hive findest du hier. Wenn du noch heute mit dem Hive-Team in Kontakt treten möchtest, klicke hier.
