Große Datenmengen bei Peak-Events, Gutscheine und Matching der Zahlungsanbieter zu Kundenrechnungen - wie TEVEO manuelle Prozesse in der Shopify Buchhaltung mit pathway reduziert und Effizienz durch Automatisierung schafft

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Wenn ich Chris, Co-Founder von TeVeo, mit einem Wort beschreiben sollte, dann wäre es “Effizienz” - die Interviewfragen sind bereits vorher vorbereitet und wir können im persönlichen Gespräch direkt ins Detail gehen. Er berichtet mir, wie er die Herausforderungen der Shopify-Buchhaltung für TEVEO  gelöst hat und mit pathway große Datenmengen, Gutscheine und Transaktionsdaten automatisch verbucht. 

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Als du 2019 TEVEO gegründet hast und mit dem Verkauf der Sportmode über Shopify gestartet hast. Wie hast du damals mit der Shopify Buchhaltung begonnen?

Wir haben am 04. August 2019 mit dem Verkauf von Shopify gestartet. Damals haben wir mit Lexffice begonnen. Mittlerweile nutzen wir Lexoffice nur noch für die Eingangsseite. Für die Ausgangsseite war ich damals mehrere Tage beschäftigt und musste manuell jede Zahlung von Zahlungsanbietern zu den Bestellungen matchen. Das war nicht effizient. 

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Vor welchen buchhalterischen Herausforderungen standest du damals mit TEVEO? Was war deiner Meinung nach die größte Herausforderung? 

Die größten Herausforderungen waren der große Datenaustausch bei Peak-Events, wie z.b. Black Friday, mit mehreren tausend Bestellungen, das manuelle Zuweisen von Kundenrechnungen zu Shopify Umsätzen und die manuelle Bearbeitung von Gutscheinen. 

Die Herausforderung bei der Bearbeitung von Gutscheinen  war, dass man erkennen musste, welcher Kauf ein Gutschein war, um dann diesen mit dem Status “zu prüfen” zu markieren. Abschließend mussten diese manuell geprüft und abgeglichen werden. Das war sehr zeitaufwendig und hat mich sicherlich ein bis zwei Tage im Monat beschäftigt.  

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Was ist aus deinen Erfahrungen resultierend dein Tipp für Shopify Neulinge unter den Buchhalter:innen? Worauf muss man achten? 

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die Grundlage für ein effizientes E-Commerce Unternehmen. Ich würde jedem empfehlen, in der Buchhaltung auf der Umsatzseite manuelle Prozesse von Beginn an zu reduzieren. Besonders in diesem Bereich ist Automatisierung sehr sinnvoll, speziell bei Shopify und DATEV. Bei vielen Online-Shops sind Skalierung und Internationalisierung irgendwann ein Thema. Bei hohen und komplexen Datenmengen sind manuelle Prozesse sehr fehleranfällig. 

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Wie bist du auf pathway solutions aufmerksam geworden?  

Wir sind durch eine Internetrecherche auf pathway solutions aufmerksam geworden. Die Kontaktaufnahme und das Onboarding waren sehr unkompliziert. Unsere Buchhaltung und Steuerberatung ist auch sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit.

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Wie hilft pathway solutions dir bei deiner täglichen Arbeit? Was sind deine Top 3 Funktionen?

1. Mit pathway solutions ist es möglich, mit einem sehr geringen zeitlichen Aufwand den Datev-Export am Monatsende zu erzeugen. 
2. Es stellt kein Problem dar, Umsätze in anderen Währungen zu erhalten. 
3. Das Buchen von Gutscheinen ist keine Herausforderung mehr, sondern wird automatisiert verbucht.

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Über TEVEO: 

TEVEO - das ist Sportbekleidung für die neue Generation. Wir sind ein junges und dynamisches Start-up. Unser Ziel ist es unsere Kunden durch innovative Sportbekleidung zu motivieren.