Mit pathway den Arbeitsaufwand über 80% reduzieren durch automatisiertes Matching der Zahlungsanbieter

Patrick Theuerzeit, Manager bei torq.partners, berichtet uns, wie er mit pathway die Ausgangsbuchhaltung diverser D2C Brands optimierte. Wieso man beim Thema eCommerce Buchhaltung seine eigenen Fähigkeiten nicht überschätzen und lieber frühzeitig geeignete Partner suchen sollte, erfahrt ihr im Interview. 

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Patrick, du hast 2021 zum ersten Mal Kontakt mit uns aufgenommen. Was war der Auslöser? 

(lacht) Die kurze Antwort: Ich saß vor einem unübersichtlichen Datenberg und musste mir notgedrungen irgendwie das Leben einfacher machen. Zu diesem Zeitpunkt unterstützen wir unsere Mandantin Stoyo bei der Optimierung und Digitalisierung ihrer Buchhaltungsprozesse, insbesondere der Umsatzmeldung. Stoyo hatte in den letzten Jahren diverse eigene D2C Brands als Ausgründungen erfolgreich aufgebaut - in manchen Jahren waren hier über 50 Shops online. Diese Vielzahl an Shops und Bestellungen galt es buchhalterisch sauber (fortlaufend) zu erfassen und zu verwalten. Zum Scope gehörte u.a. auch die fristgerechte Nachmeldung diverser Umsätze - und genau da kam pathway ins Spiel. 

Die initiale Umsatzmeldung hatten wir jedoch aus Zeitgründen zunächst mit Hilfe diverser Excel-Sheets und Transformationen vorgenommen. Allerdings kamen wir hier, vor allem aufgrund der Datenmenge und der kundenspezifischen Besonderheiten, schnell an ein Performance-Limit. Basierend auf den Shopify Order Exporten alle Umsätze nachzuerfassen und vor allem nachzuvollziehen, und das Ganze dann noch in DATEV-gerechte Importe zu transformieren, erwies sich schlussendlich doch als kompliziert und vor allem zeitaufwendig. Obwohl dieser Prozess unter Berücksichtigung der damaligen Umstände sicherlich die richtige Entscheidung war, hätte heute rückblickend im Hinblick auf die nachgezogenen Abstimmarbeiten ein schlanker technologischer und automatisierter Ansatz mehr Sinn gemacht. 

Wir haben die Umsatzmeldung so lange weiter in Excel gemacht, bis wir an den Punkt kamen, an dem wir die debitorischen Prozesse sauber abbilden und die Zahlungsanbieter erfassen wollten. Um Zeit zu sparen und keine fehleranfälligen Excelfiles mehr zu bauen, habe ich dann pathway mit ins Boot geholt.

Seit diesem Jahr benutzt Stoyo pathway vollumfänglich sowohl für die Umsatzmeldungen als auch für die debitorische Buchhaltung. Spannend für mich zu sehen: Wir können heute in der Buchhaltung sehr gut sehen, wann genau wir mit der Nutzung von pathway begonnen haben, da diese nun wesentlich übersichtlicher ist als zuvor.

Was war damals deiner Meinung nach die größte buchhalterische Herausforderung? 

Ganz klar: fehlende Prozesse sowie Verbesserungspotenziale im technischen als auch personellen Setup beim Kunden. Die saubere und vor allem vollständige Überleitung der erhaltenen Shopify-Bestellungen in die Buchhaltung wies Lücken auf. Der gesamte Prozess war ausbaufähig und so haben wir diesen auch einmal von Grund auf neu aufgesetzt. Ziel war es, durch den Einsatz eines State-of-the-Art Tools einen automatisierten sowie digitalisierten und insbesondere prüfungssicheren Umsatzmeldeprozess zu schaffen. Mit pathway haben wir dann schließlich eine vollumfänglich nutzbare Shopify DATEV Schnittstelle gefunden. 

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Was ist aus deinen Erfahrungen resultierend dein Tipp für Shopify Neulinge unter den Buchhalter:innen? Worauf muss man achten? 

Ich empfehle eindringlich, das Thema Buchhaltung im eCommerce nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Es ist mehr als komplex und kann schnell zum Bottleneck einer Organisation zu werden. Wo man in anderen Branchen  mit eigenen, selbstgebauten Prozesse und Lösungen vielleicht sauber fährt, sollte man im eCommerce und vor allem bei großen Datenmengen frühzeitig auf Expert:innen setzen.

Gerade Shopify war am Anfang fast ausschließlich auf den amerikanischen Markt abgestimmt, die notwendigen Anpassungen für den deutschen Markt kamen erst später. Bis heute bietet Shopify aus Buchhaltungssicht für den deutschen Markt selbst aber keine zufrieden stellende Lösung an. Gelöst wird das dann über Drittanbieter-Tools oder Apps, die sich meist direkt in Shopify installieren lassen. Davon gibt es zwar einige - diese ermöglichen aber leider fast überwiegend keinen Transfer zu DATEV. Sobald du es mit großen Datenmengen zu tun hast, wird es also sehr unübersichtlich. Mittlerweile bietet auch pathway eine Shopify App an, die eine unkomplizierte Anbindung an den Shop möglich macht.

Ich würde allen empfehlen, sich früh genug Gedanken zu machen, wie die Verkaufszahlen zu DATEV kommen. Deswegen sollte rechtzeitig nach einer geeigneten Anbindung für die Buchhaltung geschaut werden. Mit selbstgebauten Lösungen tut man sich langfristig einfach keinen Gefallen. 

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Wie geht ihr mittlerweile bei torq mit eCommerce Mandaten um? 

Zuallererst analysieren wir die bestehende Systemlandschaft und die kundenspezifischen Anforderungen ganz genau und evaluieren den bestmöglichen Prozess und das passende Tool für unsere Mandant:innen. Dabei schauen wir uns auch immer gleich pathway mit an. Gerade bei größeren eCommerce Mandaten gehört das mittlerweile zum Standard. 

Zwar lassen sich einige wenige Transaktionen im Monat noch manuell abbilden und verarbeiten, darüber hinaus lohnt sich aber in jedem Fall der Einsatz von Tools. Je nach Unternehmen und internem Setup sowie Kundenstamm und Branche, kann das bereits bei 10 Transaktionen im Monat der Fall sein.

Sobald bei uns das Stichwort eCommerce aufploppt, fällt intern euer Name als geeignetes Tool für die automatisierte Buchhaltung der Ausgangsseite. 

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Wie viel Zeit spart pathway euch pro Monat?

Signifikant viel! Ich kann euch das auch genau herleiten, weil ich selbst so überrascht war. Bei Stoyo haben wir letztes Jahr noch manuell aus ca. zehn aktiven Shops die Orderexporte heruntergeladen, abgelegt und in einem Nebenprozess mit Informationen angereichert und dann die Daten einzeln pro Shop transformiert. An einem Monatsabschluss habe ich dann jedes mal schon gut und gerne drei bis vier Tage gesessen - und dabei noch nicht mal die Debitoren final abgestimmt.

Heute geht das wesentlich schneller und dauert nicht länger als einen halben Tag. Hier sei aber noch angemerkt, dass wir bei Stoyo noch besondere Anforderungen an die Umsatzmeldung haben, die den ein oder anderen Umweg notwendig machen. Trotzdem hat sich der Arbeitsaufwand um mehr als 80% reduziert. Gerade das Zusammentragen der Abrechnungsdaten geht jetzt auf Knopfdruck und spart damit Zeit und schlussendlich auch Geld. 

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Nun hast du uns bereits beschrieben, wie wir dir bei deiner täglichen Arbeit helfen. Was sind deine Top 3 Funktionen?

1. Das automatische Matching der Shopify Bestellungen mit den PayPal Transaktionen.
2. Euer Support: Ich habe euch als extrem flexibles und agiles Team kennengelernt. Ihr konntet uns in der Vergangenheit individuell umgesetzte Lösungen anbieten, wenn mal etwas nicht gepasst hat.  
3. Und: ihr bietet ein ganzheitliches Tool an, das quasi alle modernen Zahlungsanbieter und Shopsysteme abdeckt und so für verschiedenste Kund:innen von uns geeignet ist. 

Den DATEV Export habe ich nun einmal außen vor gelassen - der ist natürlich das Allerbeste!

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Über Torq: 

Patrick ist Manager bei torq.partners. torq.partners unterstützt schnell wachsende Unternehmen mit der nötigen Stabilität, damit sie sich auf die Skalierung ihres Geschäfts konzentrieren können. Mit mehr als 300 Kunden bei allem rund um Finance und HR / People Operations hilft torq als strategischer Berater und / oder bei der praktischen Umsetzung von maßgeschneiderten Lösungen. Mehr als  80 Expert:innen verfügen über eine starke Expertise in Software-Projekten (SaaS bis Deeptech), aber auch in Hardware-Projekten sowie umfangreiche Erfahrung in verschiedenen Phasen eines Unternehmens (Seed- bis Late-Stage).

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Als Wachstumspartner bietet torq.partners Stability-as-a-Service gemäß dem eigenen Mantra “Stability in Motion”.

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