Problem GoCardless zu DATEV gelöst: Die Buchhaltung von MeinAlarm24

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Marco: Was genau macht MeinAlarm24?

Julian: MeinAlarm24 verkauft Sicherheitslösungen für Endkunden im B2B- und B2C-Segment. MeinAlarm24 bietet seinen Kunden eine schlüsselfertige Lösung an, die von der ersten Anfrage bis zur langjährigen Partnerschaft reicht, inklusive Anbindung und Installation der Systeme. Das größte Segment sind Alarmsysteme.

Marco: Wie vielen Kunden helft ihr und wie rechnet ihr ab?

Julian: Wir helfen etwa 5.000 Kunden deutschlandweit. Für die Rechnungserstellung nutzen wir Salesforce CRM in Kombination mit Easybill, und für unsere Erlöse wird pathway benutzt. Für die Abrechnung verwenden wir SEPA via GoCardless. Unser Umsatz setzt sich aus transaktionalen Verkäufen von Anlagen (Einmalkäufe) und standardisierten jährlichen Serviceverträgen zusammen, teilweise auch monatlich.

Marco: Wie läuft eure Buchhaltung?

Julian: Unsere Buchhaltung ist intern und vorbereitend. Wir erstellen Ausgangsrechnungen in Salesforce, die in Easybill automatisch generiert werden. Dann extrahieren wir die Daten aus Easybill in DATEV. Unsere interne Buchhaltung überprüft Easybill und versendet die Rechnungen an die Kunden. Die Zahlungen werden über die SEPA GoCardless API automatisch ausgelöst und beglichen.

Marco: Welche Herausforderungen gab es vor der aktuellen Lösung?

Julian: Früher hatten wir wirklich Kopfzerbrechen, weil Bestellungen in GoCardless fälschlicherweise als bezahlt markiert wurden, obwohl die Transaktionen gescheitert waren. Dieses ständige Problem, dass der Status auf „bezahlt“ blieb, führte zu enormen Verwirrungen. Doch jetzt, mit pathway, ist das endlich Geschichte! Die Exporte in DATEV erkennen jetzt sofort, welche Bestellungen irrtümlich als bezahlt gekennzeichnet sind. Ein riesiger Fortschritt! Zudem wurde der früher so schmerzhafte Punkt der manuellen Zuordnung der Gebühren und des Belegfelds 1 automatisiert. Es ist so erleichternd zu sehen, wie diese Verbesserungen unserer Buchhaltung weiterhelfen.

Marco: Wie viel Zeit spart euch die aktuelle Lösung?

Julian: Die Lösung spart uns intern bei der Buchhaltung vier Stunden monatlich und auch unserem Steuerberater vier Stunden monatlich.

Marco: Welche Features von pathway findest du besonders spannend?

Julian: Ich habe mich vorher nicht intensiv mit pathway beschäftigt, weil es uns von unserem Steuerberater empfohlen wurde. Allerdings schätze ich besonders das Feature der automatischen Exporterstellung und die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen, die nach der Erstellung der Exporte versendet werden.

Marco: Kannst du mehr über MeinAlarm24 erzählen?

Julian: MeinAlarm24 ist das am schnellsten wachsende Unternehmen in der Sicherheitstechnik in Deutschland. Wir sind in allen deutschen Metropolen vertreten. Unser Service reicht von der Beratung über die Installation bis hin zur Wartung von Videoüberwachungssystemen. Wir bieten eine Beratung vor Ort an, erstellen personalisierte Angebote und führen System-Meetings durch. Unsere Techniker übernehmen die Installation und Montage der Systeme, wie besprochen. Für die Leadgenerierung nutzen wir Performance-Marketing über SEA/SEO.