Die Arbeitslast von Unternehmer:innen und Steuerberater:innen reduzieren - Umsätze mit pathway effektiv verbuchen
Nie wieder Belegchaos oder unübersichtliche Excellisten - wie pathway die Ausgangsseite der Buchhaltung für Gründer:innen und Steuerberatung abdeckt und wertvolle Zeit spart
Zusammen mit Norman Sadlo, Co-Founder und Geschäftsführer der Seifert Sadlo Thiel GmbH Steuerberatungsgesellschaft sowie der VOY GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hat Marcel über effektives Mapping von eCommerce Umsätzen im In- und EU-Ausland gesprochen.
Marcel: Hi Norman, als eCommerce und Shopify Experte würde ich heute gerne mit dir über Herausforderungen deiner Mandant:innen sprechen. Was sind die typischen Anliegen deiner Mandant:innen?
Norman:
Viele unserer Mandant:innen sind Shopify Nutzer. Klassischerweise verwenden diese auch Shopify Payments und PayPal als Zahlungsmethoden. Bei der großen Anzahl an kleinen Transaktionen, die dort oft stattfinden, haben wir weder die Kapazitäten noch die Lust, die Zahlungen manuell mit den Umsätzen zu matchen. Bevor wir die Buchhaltungslösung von pathway genutzt haben, haben wir mit Excel-Auswertungen gearbeitet, um die einzelnen Datensätze übereinander zu bringen und so das Matching vornehmen zu können, was jedoch bedeutend ineffizienter war.
Die Daten haben wir dabei mit Hilfe der EBS Konvertierung in DATEV eingespielt. Nun existieren bei vielen kleinen Transaktionen jedoch beinahe immer Transaktionen, welche nicht optimal gematcht werden können. Wenn etwas schief gelaufen ist, z.B. der Kunde einen falschen Betrag überwiesen hat oder falls die Gebühren des Zahlungsdienstleisters nicht richtig berücksichtigt wurden, mussten wir aktiv in die Abstimmung gehen. Beim Hin- und Herschicken der Excel Listen gab es dabei häufig Probleme, z.B. unterschiedliche Versionen der Listen im Umlauf, und es wurde daher des Öfteren unübersichtlich. Nun haben die meisten Startups zum Start auch keinen Accounting/Finance Bereich, welcher die Differenzen zeitnahe und geordnet klären kann. Die Abstimmung wird dann notgedrungen auf den Steuerberater ausgelagert. Oftmals haben die Steuerberater:innen bzw. die Mitarbeiter:innen dann direkt mit den Gründer:innen zu tun, welche dann Nachtschichten für die Buchhaltung einlegen müssen.
Das Ziel war also klar: Keine fehleranfälligen und ineffizienten Excel-Auswertungen mehr hin und her senden und so die Arbeitslast auf beiden Seiten reduzieren.
Marcel: Warum war der bisherige Prozess ein Problem für euch?
Norman:
Wir haben gar keine Lust mehr auf eine manuelle Zuordnung. Wir stehen ohnehin vor der Herausforderung unser Wachstum zu stemmen und sind ständig auf der Suche nach geeigneten, insbesondere IT affinen, Mitarbeiter:innen. Die Stunden oder auch Tage, die es benötigt Transaktionen manuell zuzuordnen, können wir sehr viel besser nutzen. Die Finanzbuchhaltung ist für uns bei solchen Geschäftsmodellen im Wesentlichen ein Anbindungsthema. Sobald alle Schnittstellen eingerichtet sind, die Gründer:innen sich mitgenommen fühlen, weil sie genau wissen, was ihre Aufgaben im Rahmen der gemeinsamen Zusammenarbeit sind, der Prozess der Finanzbuchführung also effizient läuft, können wir uns verstärkt auf die Beratung unserer Mandant:innen konzentrieren sowie die kontinuierliche Überwachung, dass die Schnittstelle dauerhaft richtig funktioniert und nur noch bei Auffälligkeiten und Änderungen entsprechend nachjustieren – wie beispielsweise in 2020 als die Umsatzsteuer zeitweise herabgesetzt wurde.
Die zeitlichen Einsparungen für uns aber auch für die Gründer:innen dank pathway sind erfahrungsgemäß derart signifikant, dass wir allen geeigneten Mandant:innen pathway direkt im Erstgespräch vorstellen und empfehlen.
Marcel: Was ist dein Tipp für eCommerce Neulinge unter den Buchhalter:innen? Wo fängt man an?
Norman:
Bei uns läuft das so, dass wir bereits im Erstgespräch pathway ins Spiel bringen. Damit haben wir gute Erfahrungen gemacht. Bei B2C Shopify Mandant:innen mit kleinen Transaktionen geben wir pathway als angedachte Lösung bereits vor. Ein manuelles Matching kommt für uns insoweit nicht mehr in Frage, da es wirtschaftlich kaum darstellbar ist.
Damit die Umsätze im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung richtig gemeldet werden können, ist es wichtig, dass wir vollständige Informationen erhalten. Eine entsprechende Anbindung ist hier besonders wichtig, da jede Umsatzsteuervoranmeldung rechtlich gesehen eine eigene Steuerklärung darstellt und unvollständig gemeldete Umsätze streng genommen bereits eine unerlaubte Steuerverkürzung darstellen und in vielen Fällen zumindest Verspätungszuschläge drohen.
Bei der Eingangsseite, also den Vorsteuerforderungen, geht es eher um den Finanzierungseffekt. Um auch hier dem Ziel der Vollständigkeit möglichst nahe zu kommen, empfehlen wir unseren Mandant*innen unter anderen Moss um der alltäglichen Belegflut entgegenwirken zu können.
Aber das (rechtlich) wirklich Wichtige ist, wie dargestellt, die Ausgangsseite. Wenn nichts mehr hilft im Belegchaos, sollte zumindest die Ausgangsseite gecovered sein.
Marcel: Worauf muss man bei der Buchhaltung von Shopify Stores besonders achten?
Norman:
Wichtig bei der Buchhaltung von Shopify Stores im B2CBereich ist es, frühzeitig abzustimmen, ob wir ein rein inländisch vertriebenes Produkt haben oder auch andere Länder eingebunden werden sollen. Hier gibt es wichtige umsatzsteuerliche Implikationen zu beachten, insbesondere innerhalb der EU das sogenannte One-Stop-Shop (OSS) Verfahren. Sollte dies der Fall sein, arbeiten wir gemeinsam mit pathway ein geeignetes Mapping aus, welches unseren Mandant:innen ermöglicht, die jeweiligen Umsätze je EU Land effektiv zu monitoren, um dann anschließend die verpflichtenden OSS-Meldungen beim Bundeszentralamt für Steuern abgeben zu können.
Marcel: Wie hilft pathway solutions dir bei deinem Job?
Norman:
Wir müssen kleine Transaktionen nicht mehr manuell matchen und erhalten so mehr Zeit für die eigentliche Beratung unserer Mandant:innen. Dafür ist pathway auch bei B2C Modellen mit Auslandsbezug sehr zu empfehlen, zumindest, wenn das Mapping einmal richtig aufgesetzt und in pathway integriert wurde.
Marcel: Wie viele Stunden Aufwand werden gespart?
Norman:
Auf der Ausgangsseite musste man zu Papier-Zeiten beim händischen Einbuchen pro Buchungssatz ein bis zwei Minuten einplanen. Und das auch nur dann, wenn es beim Matching keine Abstimmungsprobleme gibt, sonst dauert es natürlich länger. Bei uns als Kanzlei mit digitalen Prozessen liegt die Zeit bereits deutlich niedriger. Dennoch sparen wir mit pathway pro Mandanten jeden Monat Stunden, teilweise sogar ganze Arbeitstage, sollte es um Mandate mit einer sehr hohen Anzahl an Transaktionen gehen.
Marcel: Was sind Deine Top 3 pathway solutions Funktionen?
Norman:
- Unkomplizierter Shopify zu DATEV Export, der in DATEV sehr einfach eingespielt werden kann.
- Wir können pathway gemeinsam sehr flexibel konfigurieren: so können wir z.B. das Mapping für B2B und B2C vorgeben, OSS-Meldung sehr gutvorbereiten.
- Matching einer Vielzahl kleiner Transaktionen. Endlich keine Excel-Listen mehr bzw. das Matching wird uns abgenommen.
Marcel: Wir danken für das freundliche Gespräch, Norman.
Über Norman
Norman Sadlo ist Co-Founder und Geschäftsführer der Seifert Sadlo Thiel GmbH Steuerberatungsgesellschaft sowie der VOY GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Zusammen mit seinen Kolleg:innen ist er als Wirtschaftsprüfer und Steuerberater unter anderem spezialisiert auf die Beratung von Gründern und Venture Capital Investoren.
Im Bereich der Buchhaltung sind digitale Prozesse dabei die Grundlage der Zusammenarbeit mit den Mandant:innen. So stehen Norman und seine Kolleg:innen im ständigen Austausch mit den Mandant:innen, um die Zusammenarbeit mithilfe der bestehenden technischen Möglichkeiten für alle Seiten möglichst effizient und angenehm zu gestalten. Sie behalten Neuentwicklungen im Blick und beurteilen fortlaufend, welche Technologien bei welchen Mandant:inneneinen wirklichen Mehrwert in der digitalen Zusammenarbeit bieten. Darüber hinaus unterstützen er und seine Kolleg:innen projektbezogen auch bei der Digitalisierung der internen Geschäftsprozesse.
